ZUGFeRD і XRechnung 2025 — посібник з е-рахунків для малого бізнесу в Німеччині

З 2025 року електронний рахунок (E-Rechnung) поетапно стає обовʼязковим у німецькому бізнесі B2B. Багатьом малим компаніям і підприємцям це спершу здається складним — але це не так. З цього посібника ви дізнаєтеся, що таке ZUGFeRD і XRechnung, які терміни діють і як почати працювати з Invoice.app за кілька хвилин.

Коротко: е-рахунок — це не PDF-файл, доданий до електронного листа, а рахунок у структурованому, машинозчитуваному форматі відповідно до європейського стандарту EN 16931. Хороша новина: із застосунком на кшталт Invoice.app вам не доведеться розбиратися в технічних деталях — ви виставляєте рахунок як завжди, решту робить застосунок.

Що таке е-рахунок? ZUGFeRD і XRechnung простими словами

Звичайний рахунок у PDF або паперовий рахунок не вважається е-рахунком у розумінні закону. Е-рахунок містить усі дані рахунку в структурованому наборі даних, який бухгалтерське програмне забезпечення отримувача може автоматично зчитати й опрацювати. У Німеччині для цього є два поширені формати — обидва відповідають європейському стандарту EN 16931:

• ZUGFeRD — гібридний формат: звичайний, зрозумілий людині PDF-файл (точніше PDF/A-3), у який вбудовано структуровані дані XML. Ваш клієнт бачить звичний рахунок, а його програма зчитує дані у фоновому режимі. Один файл і для людини, і для машини.
• XRechnung — чистий XML-документ без видимого оформлення. Це формат, якого вимагають державні установи (федеральні, земельні та муніципальні), тобто у відносинах з органами влади (B2G).

Технічно обидва формати спираються на ті самі стандарти (UN/CEFACT CII, EN 16931). Для вас як для того, хто виставляє рахунок, найважливіше одне питання: кому адресовано рахунок — компанії чи державній установі? Про це далі.

Відколи е-рахунок обовʼязковий?

Законом Wachstumschancengesetz Німеччина поетапно запроваджує е-рахунок для внутрішніх операцій B2B. Графік:

Для багатьох малих компаній спочатку змінюється лише одне: вони мають вміти отримувати е-рахунки. Обовʼязок самостійно надсилати е-рахунки настає лише після наведених вище перехідних періодів.

А малі підприємці? Як малий підприємець (§ 19 UStG) ви теж маєте з 2025 року вміти отримувати е-рахунки. Від обовʼязку самостійно виставляти е-рахунки малі підприємці за чинним законодавством звільнені — паперові рахунки або рахунки в PDF тут залишаються допустимими. Крім того, виняток становлять рахунки на малі суми до 250 € та проїзні документи. Свій конкретний випадок найкраще зʼясувати з податковим консультантом.

ZUGFeRD чи XRechnung — що вам потрібно?

Правило просте:

• Рахунок для компанії (B2B) → PDF-файл ZUGFeRD. Ваш клієнт отримує PDF як завжди — лише з вбудованими даними рахунку.
• Рахунок для державної установи (B2G) → XML-файл XRechnung. Державні установи зазвичай вимагають XRechnung (або рівноцінний допустимий формат) і повідомляють вам Leitweg-ID — унікальний ідентифікатор, за яким ваш рахунок потрапляє до потрібного отримувача в адміністрації.

Найкраще те, що в Invoice.app вам не потрібно обирати формат. Щойно ви вмикаєте е-рахунки, ZUGFeRD створюється автоматично для кожного рахунку. Якщо ви додатково вкажете для клієнта Leitweg-ID, для цього клієнта автоматично додасться XML-файл XRechnung.

Як виставляти е-рахунки в Invoice.app

Крок 1 — увімкніть е-рахунки

Відкрийте налаштування своєї компанії. Для німецьких компаній там зʼявляється розділ «Е-рахунок» з перемикачем «Увімкнути е-рахунки». Достатньо одного перемикача — окремого налаштування для ZUGFeRD і XRechnung свідомо немає: «Вбудовує дані е-рахунку в кожен PDF-файл рахунку (ZUGFeRD) і додає XML-файл XRechnung для клієнтів із Leitweg-ID».

Крок 2 — вкажіть номер ПДВ

Для створення німецьких е-рахунків Invoice.app потрібен номер ПДВ вашої компанії — самого поля ЄДРПОУ/ІПН тут не достатньо. Введіть ідентифікаційний номер платника ПДВ у профілі компанії (з кодом країни, наприклад DE123456789). Якщо його немає, застосунок вкаже на це під час надсилання.

Крок 3 — вкажіть Leitweg-ID (лише для державних установ)

Якщо ви виставляєте рахунок державній установі, заповніть у формі клієнта поле «Референс клієнта (Leitweg-ID)» — воно зʼявляється в клієнтів, у яких країна — Німеччина. Підказка під полем каже це прямо: «Обовʼязково для рахунків XRechnung, що виставляються німецьким державним установам». Для звичайних клієнтів B2B просто залиште це поле порожнім.

Крок 4 — створіть рахунок і поділіться ним

Створіть рахунок як завжди й поділіться ним. Те, що ви отримаєте під час надсилання, залежить від клієнта:

• Клієнт-компанія (без Leitweg-ID): один PDF-файл ZUGFeRD із вбудованими даними.
• Державна установа (з Leitweg-ID): ZIP-архів із PDF-файлом та окремим XML-файлом XRechnung.

Вбудований е-рахунок створюється під час надсилання, надання доступу або експорту — а не в самому попередньому перегляді на екрані. До речі: в бухгалтерському експорті ви можете додати XML-файли XRechnung разом за допомогою опції «Файли XML XRechnung».

Коригування рахунків

Уже надісланий е-рахунок ви не змінюєте безпосередньо — ви створюєте коригувальний рахунок. У формі рахунку виберіть вид «Коригувальний», вкажіть «Рахунок, що коригується» і заповніть поле «Причина коригування». Коригувальний рахунок — це повний, виправлений рахунок, який заново показує початкові значення й посилається на оригінал (тип е-рахунку 384). Оскільки це й далі вихідний рахунок, коригувальний теж автоматично отримує свої дані ZUGFeRD або XRechnung.

Що перевіряється? Найчастіші помилки

Invoice.app перевіряє кожен е-рахунок перед надсиланням за офіційними правилами перевірки (EN 16931 та вимоги XRechnung від KoSIT). Якщо щось не так, зʼявляється «Перевірка не пройдена» зі списком пунктів, які треба виправити, — ще до того, як рахунок потрапить до клієнта. Найчастіші:

1. Немає номера ПДВ компанії. Для створення е-рахунку Invoice.app потрібен ідентифікаційний номер платника ПДВ того, хто виставляє рахунок.
2. Ціни з податком замість цін без податку. Наразі Invoice.app створює німецькі е-рахунки лише на основі цін без податку з окремо зазначеним податком. Переведіть рахунок на ціни без податку.
3. Неструктурована адреса компанії. Адресу потрібно перетворити на структуровані поля (вулиця, поштовий індекс, місто, країна) — довільного текстового блоку не достатньо.
4. Непідтримувана категорія податку. Власні ставки 0 % не працюють — використайте вбудовану німецьку ставку ПДВ або одну з категорій, підтримуваних згідно з EN 16931 (звільнення, внутрішньосоюзне постачання, експорт або зворотне нарахування).

Отримання та імпорт е-рахунків

Обовʼязок отримувати діє для кожної компанії з 1 січня 2025 року — і саме ця частина стосується більшості найпершою. Invoice.app зчитує файли ZUGFeRD і XRechnung, які надсилають вам постачальники, і робить із них рахунки, з якими ви можете працювати далі.

1. Завантажте файл. У списку рахунків ви знайдете пункт «Імпортувати е-рахунок». Можна завантажити PDF-файл ZUGFeRD, окремий XML-файл XRechnung або ZIP-архів із щонайбільше 50 рахунками за раз.
2. Перевірка. Кожен файл перевіряється за EN 16931 і вимогами XRechnung від KoSIT, перш ніж щось буде створено.
3. Зіставлення. Invoice.app звіряє вашу компанію з продавцем і покупцем: якщо ви покупець, створюється вхідний рахунок; якщо ви продавець — наприклад, для рахунку, який ви виставили самі, — вихідний. Позиції, податки, знижки, умови оплати та підсумки переносяться разом із ним.
4. Захист від дублікатів. Рахунок, який ви вже імпортували, буде розпізнано й не буде створено вдруге — тож ви можете безпечно завантажити ту саму теку ще раз.
5. Оригінал зберігається. Завантажений файл залишається вкладенням створеного документа. Імпортовані рахунки доступні лише для читання, щоб вони збігалися з файлом, який надіслав постачальник.

Два обмеження: синтаксис UBL формату XRechnung наразі не підтримується — у цьому випадку імпортуйте варіант ZUGFeRD (CII). А сам імпорт належить до підписки Premium і доступний для німецьких компаній.

Варто знати

• Invoice.app створює файли — надсилаєте їх ви. Застосунок формує відповідний стандарту PDF-файл ZUGFeRD або XML-файл XRechnung. Ви самі надсилаєте його клієнтові (електронною поштою) або завантажуєте на портал рахунків державної установи. Автоматичної передачі до державної установи чи податкової немає, як немає і Peppol.
• Е-рахунками стають лише рахунки та кредит-ноти. Комерційні пропозиції та замовлення не створюють даних ZUGFeRD чи XRechnung.
• Попередній перегляд не показує вбудованих даних. Е-рахунок створюється лише під час надсилання, надання доступу або експорту.

Ця стаття має загальний інформаційний характер і не замінює податкової консультації. Щодо свого конкретного випадку зверніться до податкового консультанта.

Корисні посилання

• ZUGFeRD і XRechnung в Invoice.app — усі подробиці про функцію е-рахунків
• ferd-net.de — Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — офіційний стандарт XRechnung (KoSIT)

Поширені запитання про ZUGFeRD і XRechnung