Як надіслати рахунок до KSeF — крок за кроком

Ця інструкція стосується Польщі. KSeF — польська національна система електронних рахунків-фактур, і ці кроки стосуються бізнесу, зареєстрованого в Польщі.

Це практична інструкція — без теорії, лише конкретні кроки. Показуємо, як надіслати рахунок до KSeF за допомогою Invoice.app: від налаштування з’єднання до створення й надсилання рахунку, перевірки статусу та завантаження UPO. Якщо шукаєте загальну інформацію про KSeF — що це, кого стосується, як згенерувати токен — почніть з нашого повного посібника з KSeF.

Що потрібно на старті

Перш ніж почати, переконайтеся, що маєте:

Обліковий запис в Invoice.app — доступний на iOS, Android і у браузері.
Активну компанію з правильним NIP — це польський податковий номер. Дані компанії вводяться в налаштуваннях застосунку.
Токен KSeF — згенерований в Aplikacja Podatnika KSeF. Якщо його ще немає, прочитайте як згенерувати токен.

Крок 1 — налаштуйте з’єднання з KSeF

Відкрийте налаштування компанії в Invoice.app і перейдіть до розділу KSeF. Вставте токен, згенерований у порталі, і збережіть зміни.

Застосунок автоматично перевірить з’єднання — чи токен дійсний і чи має потрібні дозволи. Якщо все гаразд, ви побачите підтвердження.

Після першого з’єднання Invoice.app синхронізує рахунки за останні 30 днів — і виставлені, і отримані, — тож повний набір документів буде одразу.

Налаштування з’єднання з KSeF в Invoice.app

Крок 2 — створіть рахунок

Створення рахунку відбувається як зазвичай. Заповніть дані клієнта, позиції, ставки ПДВ і строк оплати. Кілька речей важливі саме для KSeF:

NIP клієнта — обов’язковий для бізнес-клієнтів (B2B). Для фізичних осіб (B2C) він не потрібен: Invoice.app позначить такий рахунок у KSeF як виставлений суб’єктові без податкового ідентифікатора.
Тип рахунку — виберіть потрібний у селекторі: звичайний рахунок ПДВ, коригувальний, авансовий, розрахунковий, а також коригування авансових і розрахункових рахунків. Виставляючи коригування, виберіть первинний рахунок зі списку та вкажіть причину.

Крок 3 — надішліть рахунок до KSeF

Після збереження відкрийте детальний перегляд рахунку й натисніть «Надіслати до KSeF». З’явиться вікно підтвердження — перевірте дані та підтвердьте надсилання.

Перед надсиланням Invoice.app перевіряє рахунок на відповідність схемі KSeF FA(3). Якщо даних бракує або вони неправильні, ви побачите перелік помилок. Найчастіші причини:

Неправильний формат NIP клієнта
Незаповнені обов’язкові поля — назва позиції, ставка ПДВ
Ставка ПДВ, що не відповідає типу операції

Виправивши помилки, надішліть ще раз. Коли перевірка пройде успішно, рахунок потрапить до KSeF, а його статус зміниться на «Очікує».

Крок 4 — перевірте статус рахунку

Після надсилання Invoice.app щокілька секунд запитує в KSeF статус. Робити нічого не потрібно — просто стежте за статусом на екрані деталей рахунку.

Статуси рахунків у KSeF:

Не надіслано — рахунок створено, але ще не надіслано до KSeF.
Очікує — рахунок надіслано, він чекає на перевірку.
Прийнято — KSeF прийняв рахунок. Той отримує офіційний референсний номер KSeF та QR-код. Від цього моменту клієнт бачить рахунок у своїй системі.
Відхилено — KSeF виявив помилки. Прочитайте повідомлення, виправте дані та надішліть ще раз.
Помилка — сталася проблема з передаванням, наприклад збій з’єднання. Можна повторити спробу без редагування документа.

Крок 5 — завантажте UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — це офіційне підтвердження, що KSeF прийняв ваш рахунок. Документ важливий з податкового погляду: він доводить, що рахунок належно поданий до системи.

UPO стає доступним після прийняття рахунку. Щоб його отримати, відкрийте деталі рахунку → розділ KSeF → «Завантажити UPO». Можна вибрати формат:

PDF — зручний для читання вигляд, добре пасує для архіву або надсилання клієнтові.
XML — структурований файл, який можна імпортувати в інші бухгалтерські програми.

Завантажений документ можна надіслати або зберегти через системне вікно спільного доступу — AirDrop, електронна пошта, файли.

Щоб надіслати клієнтові рахунок у PDF із QR-кодом, скористайтеся кнопкою «Надіслати клієнту». Це особливо корисно для іноземних контрагентів і споживачів (B2C), які не мають доступу до KSeF.

Завантаження UPO з розділу KSeF в Invoice.app

Найчастіші проблеми та їх вирішення

Помилки перевірки (неправильний NIP, незаповнені поля) — виправте рахунок і надішліть ще раз. Invoice.app точно вказує, які поля потребують уваги.
Термін дії токена минув або дозволи неправильні — згенеруйте новий токен в Aplikacja Podatnika KSeF. Не забудьте позначити обидва дозволи: виставлення та перегляд.
KSeF відхилив рахунок — прочитайте повідомлення про помилку в деталях рахунку. Найчастіші причини: NIP не відповідає реєстру платників ПДВ, неправильна структура XML або перевищення лімітів API.
Редагування надісланого рахунку — прийняті KSeF рахунки незмінні. Єдиний спосіб виправлення — коригувальний рахунок.

Синхронізація рахунків на закупівлю

Invoice.app не лише надсилає, а й автоматично завантажує рахунки з KSeF. У розділі синхронізації виберіть діапазон дат і запустіть імпорт — застосунок отримає всі рахунки на закупівлю, виставлені на ваш NIP.

Екран синхронізації рахунків з KSeF в Invoice.app

Підсумок

Надіслати рахунок до KSeF через Invoice.app — це п’ять кроків:

Налаштуйте з’єднання — вставте токен KSeF у налаштуваннях компанії.
Створіть рахунок — заповніть дані, виберіть тип рахунку.
Надішліть до KSeF — підтвердьте й дочекайтеся перевірки.
Перевірте статус — стежте за автоматичними оновленнями.
Завантажте UPO — збережіть підтвердження для податкових цілей.

Увесь процес займає кілька хвилин. Щоб дізнатися більше про те, що таке KSeF і кого він стосується, прочитайте наш повний посібник з KSeF для малого бізнесу. Подробиці інтеграції — на сторінці функції KSeF.

Поширені запитання

Вставте токен KSeF у налаштуваннях компанії в Invoice.app, створіть рахунок із правильним NIP покупця й натисніть «Надіслати до KSeF» у детальному перегляді. Застосунок перевірить документ і передасть його до системи.

Саме надсилання триває кілька секунд. Перевірка на боці KSeF зазвичай займає від кількох секунд до кількох хвилин. Invoice.app автоматично перевіряє статус щокілька секунд і повідомить про результат.

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — офіційне підтвердження, що KSeF прийняв рахунок. Воно доводить належне подання документа й доступне для завантаження у форматі PDF або XML після прийняття рахунку.

Прочитайте повідомлення про помилку в деталях рахунку в Invoice.app. Найчастіші причини — неправильний NIP покупця, незаповнені обов’язкові поля або хибна ставка ПДВ. Виправте дані й надішліть рахунок ще раз.