ZUGFeRD y XRechnung 2025: la guía de factura electrónica para pequeñas empresas en Alemania

A partir de 2025, la factura electrónica (E-Rechnung) pasa a ser obligatoria de forma gradual en las operaciones B2B alemanas. Para muchas pequeñas empresas y autónomos suena complicado al principio, pero no lo es. En esta guía verás qué son ZUGFeRD y XRechnung, qué plazos se aplican y cómo empezar con Invoice.app en unos minutos.

En resumen: una factura electrónica no es un PDF adjunto a un correo, sino una factura en un formato estructurado y legible por máquinas conforme a la norma europea EN 16931. La buena noticia: con una app como Invoice.app no tienes que ocuparte de los detalles técnicos — creas tu factura como siempre y la app hace el resto.

¿Qué es una factura electrónica? ZUGFeRD y XRechnung explicados

Una simple factura en PDF o una factura en papel no cuentan como factura electrónica a efectos legales. Una factura electrónica contiene todos los datos de la factura en un conjunto de datos estructurado que el software contable del destinatario puede leer y procesar automáticamente. En Alemania hay dos formatos habituales para ello, y ambos cumplen la norma europea EN 16931:

• ZUGFeRD — un formato híbrido: un PDF normal y legible por personas (en concreto, PDF/A-3) con los datos XML estructurados incrustados dentro. Tu cliente ve la factura de siempre; su software lee los datos en segundo plano. Un solo archivo para personas y máquinas.
• XRechnung — un documento XML puro, sin diseño visible. Es el formato que exigen las administraciones públicas (federales, de los estados y municipales), es decir, en las operaciones con la Administración (B2G).

Técnicamente, ambos formatos se apoyan en los mismos estándares (UN/CEFACT CII, EN 16931). Para ti, como emisor de la factura, lo que más importa es una pregunta: ¿a quién va dirigida la factura, a una empresa o a una administración pública? Enseguida lo vemos.

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Con la ley Wachstumschancengesetz, Alemania introduce la factura electrónica para las operaciones B2B nacionales por fases. El calendario:

Para muchas pequeñas empresas, al principio solo cambia una cosa: tienen que poder recibir facturas electrónicas. La obligación de enviar facturas electrónicas por su cuenta llega solo tras los periodos transitorios anteriores.

¿Y los pequeños empresarios? También como pequeño empresario (§ 19 UStG) debes poder recibir facturas electrónicas desde 2025. Con la normativa actual, los pequeños empresarios están exentos de la obligación de emitir facturas electrónicas por sí mismos: aquí siguen siendo válidas las facturas en papel o en PDF. También quedan excluidas las facturas de importe reducido hasta 250 € y los títulos de transporte. Tu caso concreto es mejor aclararlo con tu asesor fiscal.

ZUGFeRD o XRechnung: ¿cuál necesitas?

La regla general es sencilla:

• Factura a una empresa (B2B) → un PDF ZUGFeRD. Tu cliente recibe un PDF como siempre, solo que con los datos de la factura incrustados.
• Factura a una administración pública (B2G) → un XML XRechnung. Las administraciones suelen exigir una XRechnung (o un formato equivalente admitido) y te facilitan un Leitweg-ID, el identificador único con el que tu factura se asigna al destinatario correcto dentro de la Administración.

Lo mejor: en Invoice.app no tienes que decidirte por un formato. En cuanto activas la factura electrónica, se genera automáticamente ZUGFeRD en cada factura. Si además introduces un Leitweg-ID en un cliente, para ese cliente se añade automáticamente el XML XRechnung.

Crear facturas electrónicas con Invoice.app

Paso 1 — Activar la factura electrónica

Abre los ajustes de tu empresa. En las empresas alemanas aparece allí la sección «Factura electrónica» con el interruptor «Activar factura electrónica». Basta con un único interruptor: no hay, deliberadamente, un ajuste separado para ZUGFeRD y XRechnung. «Incrusta los datos de la factura electrónica en cada PDF (ZUGFeRD) y adjunta el XML XRechnung para clientes con Leitweg-ID».

Paso 2 — Indicar el N.º de IVA

Para crear facturas electrónicas alemanas, Invoice.app necesita el N.º de IVA de tu empresa: el Número de identificación fiscal por sí solo no basta aquí. Introduce tu número de identificación a efectos del IVA en el perfil de la empresa (con el código de país, p. ej. DE123456789). Si falta, la app te lo indica al enviar.

Paso 3 — Introducir el Leitweg-ID (solo para administraciones públicas)

Si facturas a una administración pública, rellena en el formulario de cliente el campo «Referencia del cliente (Leitweg-ID)», que aparece en los clientes cuyo país es Alemania. La indicación bajo el campo lo dice con claridad: «Obligatorio para facturas XRechnung a administraciones públicas alemanas». Para los clientes B2B normales, simplemente deja el campo vacío.

Paso 4 — Crear la factura y compartirla

Crea tu factura como siempre y compártela. Lo que obtienes al compartir depende del cliente:

• Cliente empresa (sin Leitweg-ID): un único PDF ZUGFeRD con los datos incrustados.
• Administración pública (con Leitweg-ID): un archivo ZIP con el PDF y el XML XRechnung por separado.

La factura electrónica incrustada se genera al enviar, compartir o exportar, no en la simple vista previa en pantalla. Por cierto: en la exportación contable puedes adjuntar todos los XML XRechnung juntos con la opción «Archivos XRechnung».

Corregir facturas

Una factura electrónica ya enviada no se modifica directamente: creas una corrección. En el formulario de factura elige el tipo «Corrección», vincula la «Factura original» e indica un «Motivo de corrección». La corrección es una factura completa y corregida que vuelve a reflejar los valores originales y remite al original (tipo de factura electrónica 384). Como sigue siendo una factura emitida, la corrección también recibe automáticamente sus datos ZUGFeRD o XRechnung.

¿Qué se comprueba? Los tropiezos más frecuentes

Invoice.app comprueba cada factura electrónica antes del envío frente a las reglas de validación oficiales (EN 16931 y las especificaciones XRechnung de KoSIT). Si algo no cuadra, aparece «Error de validación» con la lista de puntos que debes corregir, antes de que tu factura llegue al cliente. Los más frecuentes:

1. Falta el N.º de IVA de la empresa. Para crear una factura electrónica, Invoice.app necesita el número de identificación a efectos del IVA del emisor.
2. Precios con IVA incluido en lugar de precios netos. Por ahora, Invoice.app crea facturas electrónicas alemanas únicamente a partir de precios netos con el impuesto desglosado. Cambia la factura a precios netos.
3. Dirección de empresa sin estructurar. La dirección debe estar convertida en campos estructurados (calle, código postal, población, país): un bloque de texto libre no basta.
4. Categoría fiscal no admitida. Los tipos del 0 % propios no funcionan: usa un tipo de IVA alemán integrado o una de las categorías admitidas según EN 16931 (exento, entrega intracomunitaria, exportación o inversión del sujeto pasivo).

Recibir e importar facturas electrónicas

La obligación de recibir se aplica a toda empresa desde el 1 de enero de 2025, y es la parte que primero afecta a la mayoría. Invoice.app lee los archivos ZUGFeRD y XRechnung que te envían tus proveedores y los convierte en facturas con las que puedes seguir trabajando.

1. Sube el archivo. En la lista de facturas encontrarás la entrada «Importar factura electrónica». Puedes subir un PDF ZUGFeRD, un XML XRechnung independiente o un archivo ZIP con hasta 50 facturas de una vez.
2. Comprobación. Cada archivo se valida frente a EN 16931 y las especificaciones XRechnung de KoSIT antes de crear nada.
3. Asignación. Invoice.app compara tu empresa con el vendedor y el comprador: si eres el comprador, se crea una factura de compra; si eres el vendedor — por ejemplo, en una factura que emitiste tú — una factura de venta. Las líneas, los impuestos, los descuentos, las condiciones de pago y los totales vienen con ella.
4. Protección frente a duplicados. Una factura que ya hayas importado se reconoce y no se crea por segunda vez, así que puedes volver a subir la misma carpeta sin problema.
5. El original se conserva. El archivo subido queda adjunto al documento creado. Las facturas importadas son de solo lectura para que coincidan con el archivo que envió tu proveedor.

Dos limitaciones: la sintaxis UBL de XRechnung no está admitida por ahora; en ese caso, importa la variante ZUGFeRD (CII). Además, la importación forma parte de la suscripción Premium y está disponible para empresas alemanas.

Conviene saber

• Invoice.app crea los archivos; del envío te encargas tú. La app genera el PDF ZUGFeRD o el XML XRechnung conforme a la norma. Tú se lo envías a tu cliente (por correo) o lo subes al portal de facturación de la administración. No hay transmisión automática a ninguna administración ni a la agencia tributaria, ni Peppol.
• Solo las facturas y los abonos se convierten en facturas electrónicas. Los presupuestos y los pedidos no generan datos ZUGFeRD ni XRechnung.
• La vista previa no muestra los datos incrustados. La factura electrónica se genera al enviar, compartir o exportar.

Este artículo es una orientación general y no sustituye el asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, consulta con tu asesor fiscal.

Enlaces útiles

• ZUGFeRD y XRechnung en Invoice.app — todos los detalles de la función de factura electrónica
• ferd-net.de — el Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — el estándar oficial XRechnung (KoSIT)

Preguntas frecuentes sobre ZUGFeRD y XRechnung