KSeF 2026: la guía completa para pequeñas empresas en Polonia

El Krajowy System e-Faktur (KSeF, el sistema nacional polaco de facturación electrónica) ha cambiado la forma de facturar en Polonia. La factura electrónica estructurada es obligatoria para las grandes empresas desde el 1 de febrero de 2026 y para todos los sujetos pasivos de IVA desde el 1 de abril de 2026. Toda empresa, incluidas las exentas de IVA, debe poder recibir facturas a través del sistema desde el 1 de febrero de 2026.

El cambio afecta a más de 1,7 millones de entidades, entre ellas autónomos (en polaco, JDG) y sociedades. Si diriges una pequeña empresa en Polonia y quieres evitar sanciones cuando termine el periodo transitorio, esta guía es para ti.

¿Qué es KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) es un sistema informático central del Ministerio de Hacienda polaco que almacena facturas electrónicas estructuradas en formato XML. Cada factura enviada a KSeF recibe un número de referencia KSeF único y un UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, justificante oficial de recepción), que confirman su autenticidad, su integridad y la fecha de entrega.

El sistema sustituye al modelo anterior, en el que las facturas en PDF o en papel circulaban entre vendedor y comprador. En KSeF la factura llega a una base de datos central y queda disponible de inmediato para ambas partes. No hace falta enviarla por correo electrónico ni conservarla por tu cuenta: el sistema guarda las facturas durante diez años desde el final del año natural en que se emitieron.

A quién afecta KSeF y desde cuándo

La obligación se implanta por fases. Este es el calendario completo:

¿Y las facturas B2C?

Las facturas a consumidores (particulares sin NIP) no tienen que pasar por KSeF. Puedes seguir emitiéndolas como hasta ahora, en PDF o en papel.

El NIP es el número de identificación fiscal polaco, equivalente al NIF español. KSeF lo usa para asignar cada factura al comprador correcto.

Cómo generar un token de KSeF 2.0 paso a paso

El token de autorización es la llave que permite a aplicaciones externas como Invoice.app comunicarse con KSeF en tu nombre. Trátalo como una contraseña: guárdalo en un lugar seguro.

Importante: los tokens generados en KSeF 1.0 (el entorno de pruebas anterior a 2026) no funcionan en KSeF 2.0 (producción). Tienes que generar uno nuevo en el portal actual.

El portal del contribuyente solo está disponible en polaco, así que las capturas siguientes muestran la interfaz polaca. Los nombres polacos de cada sección y botón aparecen junto a la explicación en español para que puedas localizarlos.

Paso 1: entra en la Aplicacja Podatnika KSeF

Ve a ap.ksef.mf.gov.pl/web e inicia sesión con uno de estos métodos:

• Profil Zaufany (perfil de confianza): el método más habitual, disponible en login.gov.pl. Requiere un perfil de confianza polaco, que suele tramitarse a través de un banco o una oficina pública.
• Podpis kwalifikowany (firma electrónica cualificada): más rápido y estable. Requiere un certificado cualificado, por ejemplo de Certum o SimplySign.
• Pieczęć elektroniczna (sello electrónico): para empresas que dispongan de un sello electrónico cualificado.

Paso 2: genera un token con los permisos correctos

Una vez dentro, abre la sección Tokeny (Tokens) y pulsa Generuj token (Generar token). En la pantalla del token:

1. Ponle un nombre descriptivo, por ejemplo «Invoice app», para saber después para qué sirve cada token.
2. Marca los dos permisos:
   • Wystawianie faktur (emisión de facturas): permite a la aplicación enviar facturas a KSeF.
   • Przeglądanie faktur (consulta de facturas): permite descargar las facturas recibidas, como las facturas de compra de tus proveedores.

Ten en cuenta que los permisos de un token no se pueden cambiar una vez creado. Si olvidas el permiso de consulta, tendrás que generar otro.

Paso 3: copia el token y guárdalo

El portal mostrará entonces el token, una cadena de caracteres que pegarás en tu aplicación de facturación. Cópialo enseguida y guárdalo en un sitio seguro, por ejemplo en un gestor de contraseñas. El portal solo lo muestra una vez: si lo pierdes, tendrás que generar otro.

KSeF en Invoice.app

Configurar la conexión

Pega el token generado en los ajustes de Invoice.app y la conexión con KSeF quedará configurada automáticamente. A partir de ese momento podrás enviar y recibir facturas desde la propia aplicación.

Enviar la primera factura a KSeF

Con el token configurado, enviar una factura es sencillo y en gran parte automático:

1. Crea la factura como siempre: datos del cliente, líneas, tipos de IVA y plazo de pago.
2. Comprueba el NIP del comprador: KSeF lo exige en toda factura B2B. Asegúrate de que los datos del cliente están completos y coinciden con el registro de IVA.
3. Envía la factura a KSeF: Invoice.app genera el XML estructurado, lo cifra y lo transmite al sistema.
4. Espera la validación: KSeF comprueba la factura. Una vez aceptada, recibe su número de referencia KSeF oficial y el UPO.

Consejo: una factura enviada a KSeF no se puede editar ni eliminar. Si detectas un error, la única salida es emitir una factura rectificativa (faktura korygująca).

Seguir el estado y descargar el UPO

Invoice.app muestra el estado de cada factura en tiempo real:

• Pendiente: la factura se ha enviado y espera validación.
• Aceptado: la factura ha superado la validación y ha recibido su número de referencia KSeF. El comprador ya la ve en su sistema.
• Rechazado: la factura tiene errores, por ejemplo un NIP inválido. Corrige los datos y vuelve a enviarla.

Sincronizar las facturas de compra

Ya no hace falta introducir a mano las facturas del combustible o del teléfono. Invoice.app descarga automáticamente las facturas recibidas por KSeF y mantiene tus datos locales al día con el sistema nacional. Todo lo emitido y lo recibido queda en un mismo sitio.

Códigos QR en las facturas

Invoice.app añade un código QR a la versión en PDF de cada factura enviada a KSeF. El destinatario puede escanearlo con el móvil y comprobar el documento directamente en el sistema nacional.

Errores frecuentes al adoptar KSeF

1. NIP del comprador ausente o incorrecto: KSeF exige el NIP en toda factura B2B, escrito sin guiones ni espacios. Revisa que las fichas de tus clientes estén al día.
2. Token sin permiso de consulta: marca los dos permisos al generarlo. Después no se pueden cambiar.
3. Intentar editar una factura ya enviada: en KSeF la factura es inmutable. La única salida es una factura rectificativa.

Qué aporta KSeF a una pequeña empresa

• Devolución del IVA más rápida: el plazo baja de 60 a 40 días para las facturas emitidas por KSeF.
• Sin archivo propio: el sistema conserva los documentos diez años.
• Se acabó el JPK_FA: la Administración ya tiene tus facturas en el sistema, no hay que preparar archivos adicionales.
• Entrega inmediata: tu cliente ve la factura en cuanto KSeF la valida.

Enlaces útiles

• Aplicacja Podatnika KSeF: acceso y gestión de tokens
• podatki.gov.pl/ksef: página informativa oficial del Ministerio de Hacienda polaco
• Integración de KSeF en Invoice.app: qué hace la aplicación con KSeF

Preguntas frecuentes sobre KSeF