Cómo enviar una factura a KSeF, paso a paso

Esta es una guía práctica: sin teoría, solo los pasos. Verás cómo enviar una factura a KSeF con Invoice.app, desde configurar la conexión hasta crear y enviar la factura, comprobar su estado y descargar el UPO. Si buscas información general sobre KSeF —qué es, a quién afecta, cómo generar un token— empieza por nuestra guía completa de KSeF.

Qué necesitas para empezar

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

• Una cuenta de Invoice.app, disponible en iOS, Android y en el navegador.
• Una empresa activa con un NIP válido, el número de identificación fiscal polaco, equivalente al NIF. Los datos de la empresa se introducen en los ajustes de la aplicación.
• Un token de KSeF, generado en la Aplicacja Podatnika KSeF. Si aún no lo tienes, consulta cómo generar un token.

Paso 1: configura la conexión con KSeF

Abre los ajustes de la empresa en Invoice.app y ve a la sección KSeF. Pega el token que generaste en el portal y guarda.

La aplicación verifica la conexión automáticamente: comprueba que el token sea válido y tenga los permisos correctos. Si todo está bien, verás una confirmación.

Tras la primera conexión, Invoice.app sincroniza las facturas de los últimos 30 días, tanto emitidas como recibidas, así que tendrás el conjunto completo de inmediato.

Paso 2: crea la factura

La creación es la habitual: datos del cliente, líneas, tipos de IVA y plazo de pago. Para KSeF conviene fijarse en un par de cosas:

• El NIP del cliente: obligatorio para clientes empresa (B2B). Para particulares (B2C) no lo es, e Invoice.app marca la factura en KSeF como emitida a un destinatario sin identificador fiscal.
• Tipo de factura: elige el adecuado en el selector, entre factura de IVA, rectificativa, de anticipo, de liquidación y las correcciones de estas dos últimas. Al emitir una rectificativa, selecciona la factura original de la lista e indica el motivo.

Paso 3: envía la factura a KSeF

Una vez guardada, abre la vista de detalle y pulsa «Enviar a KSeF». Aparecerá una ventana de confirmación: revisa los datos y confirma.

Antes de enviar, Invoice.app valida la factura frente al esquema FA(3) de KSeF. Si falta algo o hay un dato mal formado, verás la lista de errores. Las causas habituales:

• Formato de NIP del cliente incorrecto
• Campos obligatorios vacíos, como el nombre de la línea o el tipo de IVA
• Un tipo de IVA que no encaja con el tipo de operación

Corregidos los errores, vuelve a enviar. Cuando la validación pasa, la factura llega a KSeF y su estado cambia a «Pendiente».

Paso 4: comprueba el estado de la factura

Tras el envío, Invoice.app consulta el estado en KSeF cada pocos segundos. No tienes que hacer nada: basta con mirar el estado en la pantalla de detalle.

Estados de las facturas en KSeF:

• No enviado: la factura existe pero todavía no se ha enviado a KSeF.
• Pendiente: enviada, a la espera de que KSeF la valide.
• Aceptado: KSeF ha aceptado la factura. Recibe un número de referencia KSeF oficial y un código QR. Desde ese momento el cliente la ve en su sistema.
• Rechazado: KSeF ha detectado errores. Lee el mensaje, corrige los datos y vuelve a enviar.
• Error: algo falló en la transmisión, por ejemplo la conexión. Puedes reintentar sin editar el documento.

Paso 5: descarga el UPO

El UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) es el justificante oficial de que KSeF aceptó tu factura. Tiene relevancia fiscal: acredita que la factura se presentó correctamente.

El UPO está disponible en cuanto KSeF acepta la factura. Para obtenerlo, abre el detalle de la factura → sección KSeF → «Descargar UPO». Puedes elegir el formato:

• PDF: una versión legible, útil para archivar o enviar al cliente.
• XML: un archivo estructurado que puedes importar en otros programas de contabilidad.

El documento descargado se comparte o guarda con la hoja de compartir del sistema: AirDrop, correo, archivos.

Para enviar al cliente el PDF con el código QR, usa «Enviar al cliente». Resulta especialmente útil con contrapartes extranjeras y con consumidores (B2C), que no tienen acceso a KSeF.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

• Errores de validación (NIP inválido, campos vacíos): corrige la factura y vuelve a enviarla. Invoice.app señala exactamente qué campos hay que revisar.
• El token caducó o tiene permisos incorrectos: genera uno nuevo en la Aplicacja Podatnika KSeF. Recuerda marcar los dos permisos: emisión y consulta.
• KSeF rechazó la factura: lee el mensaje de error en el detalle. Las causas habituales son un NIP que no coincide con el registro de IVA, una estructura XML incorrecta o superar los límites de la API.
• Editar una factura ya enviada: las facturas aceptadas por KSeF son inmutables. La única forma de corregirlas es emitir una factura rectificativa.

Sincronizar las facturas de compra

Invoice.app no solo envía: también descarga facturas de KSeF automáticamente. En la sección de sincronización elige un intervalo de fechas e inicia la importación; la aplicación traerá todas las facturas de compra emitidas a tu NIP.

En resumen

Enviar una factura a KSeF con Invoice.app son cinco pasos:

1. Configura la conexión: pega el token de KSeF en los ajustes de la empresa.
2. Crea la factura: completa los datos y elige el tipo.
3. Envíala a KSeF: confirma y espera la validación.
4. Comprueba el estado: observa las actualizaciones automáticas.
5. Descarga el UPO: guarda el justificante a efectos fiscales.

El proceso completo lleva un par de minutos. Para saber más sobre qué es KSeF y a quién afecta, lee nuestra guía completa de KSeF para pequeñas empresas. Los detalles de la integración están en la página de la función KSeF.

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