ZUGFeRD och XRechnung 2025 — e-fakturaguiden för små företag i Tyskland

Från 2025 blir den elektroniska fakturan (E-Rechnung) stegvis obligatorisk i tysk B2B-handel. För många små företag och egenföretagare låter det först krångligt — men det är det inte. I den här guiden får du veta vad ZUGFeRD och XRechnung är, vilka tidsgränser som gäller och hur du kommer igång med Invoice.app på några minuter.

Kort sagt: en e-faktura är inte en PDF som bifogas ett e-postmeddelande, utan en faktura i ett strukturerat, maskinläsbart format enligt den europeiska standarden EN 16931. Den goda nyheten: med en app som Invoice.app behöver du inte bry dig om de tekniska detaljerna — du skapar fakturan som vanligt och appen sköter resten.

Vad är en e-faktura? ZUGFeRD och XRechnung förklarade

En vanlig PDF-faktura eller en pappersfaktura räknas inte som e-faktura i lagens mening. En e-faktura innehåller alla fakturauppgifter i en strukturerad datamängd som mottagarens bokföringsprogram kan läsa in och behandla automatiskt. I Tyskland finns två vanliga format för detta — båda uppfyller den europeiska standarden EN 16931:

• ZUGFeRD — ett hybridformat: en helt vanlig PDF som människor kan läsa (närmare bestämt PDF/A-3), med de strukturerade XML-uppgifterna inbäddade. Din kund ser den faktura hen är van vid; kundens programvara läser uppgifterna i bakgrunden. En fil för både människa och maskin.
• XRechnung — ett rent XML-dokument utan synlig layout. Det är formatet som offentliga beställare (staten, delstaterna och kommunerna) kräver — alltså i affärer med det offentliga (B2G).

Tekniskt vilar båda formaten på samma standarder (UN/CEFACT CII, EN 16931). För dig som utfärdar fakturan är framför allt en fråga viktig: till vem går fakturan — till ett företag eller till en offentlig myndighet? Mer om det strax.

När börjar e-fakturakravet gälla?

Med lagen Wachstumschancengesetz inför Tyskland e-fakturan för inhemsk B2B-omsättning stegvis. Tidsplanen:

För många små företag ändras till en början bara en sak: de måste kunna ta emot e-fakturor. Skyldigheten att själv skicka e-fakturor träder i kraft först efter övergångsperioderna ovan.

Och småföretagare? Även som småföretagare (§ 19 UStG) måste du sedan 2025 kunna ta emot e-fakturor. Enligt gällande rätt är småföretagare undantagna från skyldigheten att själva utfärda e-fakturor — pappers- eller PDF-fakturor är fortfarande tillåtna här. Undantagna är dessutom småbeloppsfakturor upp till 250 € och färdbiljetter. Ditt konkreta fall reder du bäst ut med din skatterådgivare.

ZUGFeRD eller XRechnung — vad behöver du?

Tumregeln är enkel:

• Faktura till ett företag (B2B) → en ZUGFeRD-PDF. Din kund får en PDF som vanligt — bara med fakturauppgifterna inbäddade.
• Faktura till en offentlig myndighet (B2G) → en XRechnung-XML. Offentliga beställare kräver som regel en XRechnung (eller ett likvärdigt tillåtet format) och uppger ett Leitweg-ID för dig — den unika identifieraren som gör att din faktura hamnar hos rätt mottagare inom förvaltningen.

Det bästa: i Invoice.app behöver du inte välja format. Så snart du aktiverar e-faktura skapas ZUGFeRD automatiskt för varje faktura. Om du dessutom anger ett Leitweg-ID på en kund läggs XRechnung-XML:en till automatiskt för den kunden.

Skapa e-fakturor med Invoice.app

Steg 1 — Aktivera e-faktura

Öppna inställningarna för ditt företag. För tyska företag visas där avsnittet ”E-faktura” med reglaget ”Aktivera e-faktura”. Ett enda reglage räcker — någon separat inställning för ZUGFeRD och XRechnung finns medvetet inte: ”Bäddar in e-fakturadata i varje faktura-PDF (ZUGFeRD) och bifogar XRechnung-XML för kunder med Leitweg-ID”.

Steg 2 — Ange VAT-nummer

För att skapa tyska e-fakturor behöver Invoice.app ditt företags VAT-nummer — enbart Momsregistreringsnummer räcker inte här. Ange ditt momsregistreringsnummer i företagsprofilen (med landskod, t.ex. DE123456789). Saknas det påpekar appen det när du skickar.

Steg 3 — Ange Leitweg-ID (endast för offentliga myndigheter)

Fakturerar du en offentlig myndighet fyller du i fältet ”Kundreferens (Leitweg-ID)” i kundformuläret — det visas för kunder med landet Tyskland. Hjälptexten under fältet säger det tydligt: ”Krävs för XRechnung-fakturor till tyska offentliga myndigheter”. För vanliga B2B-kunder lämnar du helt enkelt fältet tomt.

Steg 4 — Skapa fakturan och dela den

Skapa fakturan som vanligt och dela den. Vad du får när du delar beror på kunden:

• Företagskund (utan Leitweg-ID): en enda ZUGFeRD-PDF med inbäddade uppgifter.
• Offentlig myndighet (med Leitweg-ID): ett ZIP-arkiv med PDF:en och den separata XRechnung-XML:en.

Den inbäddade e-fakturan skapas när du skickar, delar eller exporterar — inte i själva förhandsgranskningen på skärmen. För övrigt: i bokföringsexporten kan du bifoga XRechnung-XML-filerna samlat med alternativet ”XRechnung-filer”.

Korrigera fakturor

En e-faktura som redan har skickats ändrar du inte direkt — du skapar en korrigering. Välj typen ”Korrigering” i fakturaformuläret, koppla ”Originalfaktura” och ange en ”Korrigeringsorsak”. Korrigeringen är en fullständig, korrigerad faktura som redovisar de ursprungliga beloppen på nytt och hänvisar till originalet (e-fakturatyp 384). Eftersom det fortfarande är en utgående faktura får även korrigeringen automatiskt sina ZUGFeRD- eller XRechnung-uppgifter.

Vad kontrolleras? De vanligaste fallgroparna

Invoice.app kontrollerar varje e-faktura innan den skickas mot de officiella valideringsreglerna (EN 16931 och KoSIT:s XRechnung-specifikationer). Stämmer något inte visas ”Validering misslyckades” med en lista över de punkter du måste rätta — innan fakturan når kunden. De vanligaste:

1. Företagets VAT-nummer saknas. För att skapa en e-faktura behöver Invoice.app utfärdarens momsregistreringsnummer.
2. Priser inklusive moms i stället för priser exklusive moms. Invoice.app skapar för närvarande tyska e-fakturor endast utifrån priser exklusive moms med momsen särredovisad. Ställ om fakturan till priser exklusive moms.
3. Ostrukturerad företagsadress. Adressen måste vara omvandlad till strukturerade fält (gata, postnummer, ort, land) — ett fritt textblock räcker inte.
4. Skattekategori som inte stöds. Egna 0 %-satser fungerar inte — använd en inbyggd tysk momssats eller en av de kategorier som stöds enligt EN 16931 (undantagen, gemenskapsintern leverans, export eller omvänd skattskyldighet).

Ta emot och importera e-fakturor

Skyldigheten att ta emot gäller varje företag sedan den 1 januari 2025 — och det är den del som berör de flesta först. Invoice.app läser de ZUGFeRD- och XRechnung-filer som dina leverantörer skickar och gör om dem till fakturor som du kan arbeta vidare med.

1. Ladda upp filen. I fakturalistan hittar du posten ”Importera e-faktura”. Du kan ladda upp en ZUGFeRD-PDF, en fristående XRechnung-XML eller ett ZIP-arkiv med upp till 50 fakturor på en gång.
2. Kontroll. Varje fil kontrolleras mot EN 16931 och KoSIT:s XRechnung-specifikationer innan något skapas.
3. Tilldelning. Invoice.app stämmer av ditt företag mot säljare och köpare: är du köparen skapas en inköpsfaktura; är du säljaren — till exempel vid en faktura du själv har utfärdat — en försäljningsfaktura. Rader, skatter, rabatter, betalningsvillkor och summor följer med.
4. Dubblettskydd. En faktura du redan har importerat känns igen och skapas inte en andra gång — du kan alltså tryggt ladda upp samma mapp igen.
5. Originalet behålls. Filen du laddade upp ligger kvar som bilaga på dokumentet som skapades. Importerade fakturor är skrivskyddade så att de stämmer med filen din leverantör skickade.

Två begränsningar: UBL-syntaxen i XRechnung stöds inte för närvarande — importera ZUGFeRD-varianten (CII) i så fall. Och importen ingår i Premium-abonnemanget och är tillgänglig för tyska företag.

Bra att veta

• Invoice.app skapar filerna — utskicket sköter du. Appen tar fram den standardenliga ZUGFeRD-PDF:en eller XRechnung-XML:en. Den skickar du själv till din kund (via e-post) eller laddar upp i myndighetens fakturaportal. Det finns ingen automatisk överföring till en myndighet eller skatteverket, och ingen Peppol.
• Bara fakturor och kreditnotor blir e-fakturor. Offerter och beställningar ger inga ZUGFeRD- eller XRechnung-uppgifter.
• Förhandsgranskningen visar inte inbäddade uppgifter. E-fakturan skapas först när du skickar, delar eller exporterar.

Den här artikeln är en allmän orientering och ersätter inte skatterådgivning. För ditt konkreta fall, vänd dig till din skatterådgivare.

Användbara länkar

• ZUGFeRD och XRechnung i Invoice.app — alla detaljer om e-fakturafunktionen
• ferd-net.de — Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — den officiella XRechnung-standarden (KoSIT)

Vanliga frågor om ZUGFeRD och XRechnung