KSeF 2026 — den kompletta guiden för små företag i Polen

Den här guiden handlar om Polen. KSeF är Polens nationella system för e-fakturering, och reglerna nedan gäller företag som är skatteregistrerade i Polen — även bolag och enskilda firmor med utländska ägare. Är ditt företag registrerat i Sverige eller något annat land berör det inte dig: se i stället standarderna för e-fakturering som Invoice.app stöder.

Krajowy System e-Faktur (KSeF — Polens nationella system för e-fakturering) har förändrat hur fakturering går till i Polen. Strukturerade e-fakturor är obligatoriska för stora företag sedan 1 februari 2026 och för alla momsregistrerade sedan 1 april 2026. Alla företag — även de som är undantagna från moms — har sedan 1 februari 2026 behövt kunna ta emot fakturor via systemet.

Förändringen omfattar mer än 1,7 miljoner enheter, däribland enskilda firmor (på polska JDG) och bolag. Driver du ett litet företag i Polen och vill undvika sanktioner när övergångsperioden tar slut är den här guiden för dig.

Vad är KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) är ett centralt it-system hos det polska finansministeriet som lagrar strukturerade elektroniska fakturor i XML-format. Varje faktura som skickas till KSeF får ett unikt KSeF-referensnummer och ett UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — officiellt mottagningsbevis), som styrker äkthet, integritet och leveransdatum.

Systemet ersätter den tidigare modellen, där pdf-fakturor eller pappersfakturor skickades mellan säljare och köpare. I KSeF hamnar fakturan i en central databas och blir omedelbart tillgänglig för båda parter. Du behöver varken mejla den eller spara den själv — systemet bevarar fakturorna i tio år från utgången av det kalenderår de utfärdades.

Vem KSeF gäller för, och från när

Skyldigheten införs stegvis. Här är hela tidsplanen:

Datum	Vad som ändras
1 februari 2026	Stora företag utfärdar fakturor via KSeF. Alla andra — även de som är undantagna från moms — måste kunna ta emot fakturor via systemet.
1 april 2026	Att utfärda fakturor via KSeF blir obligatoriskt för alla momsregistrerade.
31 december 2026	Slut på övergångsperioden för mikroföretag (försäljning under 10 000 PLN i månaden).
1 januari 2027	Full skyldighet för alla B2B-enheter, och sanktionerna träder i kraft.

Hur är det med B2C-fakturor?

Fakturor till konsumenter — privatpersoner utan NIP — behöver inte gå via KSeF. Du kan fortsätta utfärda dem som förut, som pdf eller på papper.

NIP är det polska skattenumret, motsvarigheten till svenskt momsregistreringsnummer. KSeF använder det för att koppla varje faktura till rätt köpare.

Så skapar du en KSeF 2.0-token, steg för steg

Auktoriseringstoken är nyckeln som låter externa appar som Invoice.app kommunicera med KSeF i ditt namn. Behandla den som ett lösenord — förvara den säkert.

Viktigt: token som skapats i KSeF 1.0 (testmiljön före 2026) fungerar inte i KSeF 2.0 (produktion). Du måste skapa en ny i den nuvarande portalen.

Skattebetalarportalen finns bara på polska, så skärmbilderna nedan visar det polska gränssnittet. De polska benämningarna står bredvid den svenska förklaringen så att du hittar dem.

Steg 1 — logga in i Aplikacja Podatnika KSeF

Gå till ap.ksef.mf.gov.pl/web och logga in på något av dessa sätt:

Profil Zaufany (betrodd profil) — den vanligaste metoden, via login.gov.pl. Kräver en polsk betrodd profil, som du oftast skaffar genom en bank eller en myndighet.
Podpis kwalifikowany (kvalificerad elektronisk signatur) — snabbare och stabilare. Kräver ett kvalificerat certifikat, till exempel från Certum eller SimplySign.
Pieczęć elektroniczna (elektronisk stämpel) — för företag med kvalificerad elektronisk stämpel.

Inloggningsskärm — Aplikacja Podatnika KSeF (polskt gränssnitt) — inloggning

Val av inloggningsmetod — Aplikacja Podatnika KSeF (polskt gränssnitt) — inloggning

Steg 2 — skapa en token med rätt behörigheter

När du är inloggad öppnar du avsnittet Tokeny (Token) och klickar på Generuj token (Skapa token). På tokenskärmen:

Ge den ett beskrivande namn, till exempel ”Invoice app” — då ser du senare vad varje token används till.
Kryssa i båda behörigheterna:
- Wystawianie faktur (utfärda fakturor) — låter appen skicka fakturor till KSeF.
- Przeglądanie faktur (visa fakturor) — låter appen hämta fakturor du tagit emot, till exempel inköpsfakturor från dina leverantörer.

Tänk på att en tokens behörigheter inte går att ändra efter att den skapats. Glömmer du visningsbehörigheten får du skapa en ny.

Avsnittet Tokeny — Aplikacja Podatnika KSeF (polskt gränssnitt) — skapa token och välja behörigheter

Skapa en ny token — Aplikacja Podatnika KSeF (polskt gränssnitt) — skapa token och välja behörigheter

Steg 3 — kopiera token och förvara den säkert

Portalen visar sedan token — en teckensträng som du klistrar in i din faktureringsapp. Kopiera den direkt och spara den på ett säkert ställe, till exempel i en lösenordshanterare. Portalen visar token bara en gång; tappar du bort den får du skapa en ny.

Den skapade token — Aplikacja Podatnika KSeF (polskt gränssnitt) — kopiera token

KSeF i Invoice.app

Ställa in anslutningen

Klistra in token i inställningarna i Invoice.app, så konfigureras anslutningen till KSeF automatiskt. Därefter skickar och tar du emot fakturor direkt i appen.

Inställningsskärmen för KSeF i Invoice.app — autentisering med token

Skicka din första faktura till KSeF

Med token på plats är det enkelt och till stor del automatiskt:

Skapa fakturan som vanligt — kunduppgifter, rader, momssatser och betalningsvillkor.
Kontrollera köparens NIP — KSeF kräver NIP på varje B2B-faktura. Se till att kunduppgifterna är fullständiga och stämmer med momsregistret.
Skicka fakturan till KSeF — Invoice.app skapar den strukturerade XML-filen, krypterar den och skickar in den.
Vänta på valideringen — KSeF kontrollerar fakturan. När den godkänts får den ett officiellt KSeF-referensnummer och ett UPO.

Tips: en faktura som skickats till KSeF går varken att ändra eller ta bort. Hittar du ett fel är enda vägen att utfärda en kreditfaktura (faktura korygująca).

Skicka en faktura till KSeF i Invoice.app

Följa status och ladda ner UPO

Invoice.app visar statusen för varje faktura i realtid:

Väntar — fakturan är skickad och väntar på validering.
Accepterad — fakturan klarade valideringen och fick sitt KSeF-referensnummer. Köparen ser den i sitt system.
Avvisad — fakturan innehåller fel, till exempel ett ogiltigt NIP. Rätta uppgifterna och skicka den igen.

Följa statusen för KSeF-fakturor i Invoice.app

Synkronisera inköpsfakturor

Du behöver inte längre knappa in fakturor för drivmedel eller telefoni för hand. Invoice.app hämtar automatiskt de fakturor du tar emot via KSeF och håller dina lokala uppgifter i takt med det nationella systemet. Allt du utfärdat och tagit emot finns på ett ställe.

Synkronisera fakturor med KSeF i Invoice.app

QR-koder på fakturor

Invoice.app lägger till en QR-kod på pdf-versionen av varje faktura som skickas till KSeF. Mottagaren skannar den med telefonen och kontrollerar dokumentet direkt i det nationella systemet.

KSeF-QR-kod på en faktura skapad i Invoice.app

Vanliga fel när man börjar med KSeF

Köparens NIP saknas eller är fel — KSeF kräver NIP på varje B2B-faktura, skrivet utan bindestreck och mellanslag. Kontrollera att kunduppgifterna är aktuella.
Token utan visningsbehörighet — kryssa i båda behörigheterna när du skapar den. De går inte att ändra i efterhand.
Försök att ändra en redan skickad faktura — i KSeF är fakturan oföränderlig. Enda vägen är en kreditfaktura.

Vad KSeF ger ett litet företag

Snabbare momsåterbetalning — fristen sjunker från 60 till 40 dagar för fakturor som utfärdats via KSeF.
Ingen egen arkivering — systemet bevarar handlingarna i tio år.
Slut på JPK_FA — Skatteverket har redan dina fakturor i systemet, så inga extra filer behöver tas fram.
Omedelbar leverans — motparten ser fakturan så snart KSeF validerat den.

Användbara länkar

Aplikacja Podatnika KSeF — inloggning och hantering av token
podatki.gov.pl/ksef — det polska finansministeriets officiella informationssida
KSeF-integrationen i Invoice.app — vad appen gör med KSeF

Vanliga frågor om KSeF

Ja. Skyldigheten omfattar både momsregistrerade och undantagna. Sedan 1 februari 2026 måste alla företag kunna ta emot fakturor från KSeF, och sedan 1 april 2026 utfärda dem.

Att ta emot fakturor har varit obligatoriskt sedan 1 februari 2026 och att utfärda dem sedan 1 april 2026. Mikroföretag med försäljning under 10 000 PLN i månaden har en övergångsperiod till 31 december 2026.

Bara om du är skatteregistrerad i Polen, till exempel med en filial eller en verksamhet registrerad där. Ett renodlat svenskt företag omfattas inte: du fakturerar polska kunder som förut. Svenska krav på e-fakturering, som Peppol vid offentlig upphandling, är oberoende av KSeF.

Nej. Fakturor till konsumenter — privatpersoner utan NIP — faller utanför skyldigheten. Du kan fortsätta utfärda dem som vanligt.

En token är en konfidentiell teckensträng som skapas i Aplikacja Podatnika KSeF. Den låter externa appar som Invoice.app skicka och ta emot fakturor i ditt namn. Behandla den som ett lösenord och dela den inte.

En faktura i KSeF går varken att ändra eller ta bort. Enda sättet är att utfärda en kreditfaktura kopplad till ursprungshandlingen.

Ja. Invoice.app är fullt integrerat med KSeF 2.0-API:et och stöder utfärdande och mottagande av fakturor, synkronisering av inköpsfakturor, QR-koder och nedladdning av UPO.