Så skickar du en faktura till KSeF — steg för steg

Den här guiden handlar om Polen. KSeF är Polens nationella system för e-fakturering, och stegen nedan gäller företag som är skatteregistrerade i Polen.

Det här är en praktisk guide — ingen teori, bara stegen. Den visar hur du skickar en faktura till KSeF med Invoice.app: ställa in anslutningen, skapa och skicka fakturan, följa statusen och ladda ner UPO. Vill du ha bakgrunden om KSeF — vad det är, vilka som berörs, hur du skapar en token — börja med vår kompletta KSeF-guide.

Det här behöver du för att komma igång

Innan du börjar, se till att du har:

Ett Invoice.app-konto — finns för iOS, Android och i webbläsaren.
Ett aktivt företag med giltigt NIP — det polska skattenumret. Företagsuppgifterna anger du i appens inställningar.
En KSeF-token — skapad i Aplikacja Podatnika KSeF. Har du ingen ännu, läs hur du skapar en token.

Steg 1 — ställ in anslutningen till KSeF

Öppna företagsinställningarna i Invoice.app och gå till avsnittet KSeF. Klistra in token du skapade i portalen och spara.

Appen verifierar anslutningen automatiskt — den kontrollerar att token är giltig och har rätt behörigheter. Stämmer allt får du en bekräftelse.

Efter första anslutningen synkroniserar Invoice.app fakturorna från de senaste 30 dagarna, både utfärdade och mottagna, så att du har hela uppsättningen direkt.

Ställa in anslutningen till KSeF i Invoice.app

Steg 2 — skapa fakturan

Fakturan skapas som vanligt: kunduppgifter, rader, momssatser och betalningsvillkor. Två saker spelar roll för KSeF:

Kundens NIP — krävs för företagskunder (B2B). För privatpersoner (B2C) gör det inte det, och Invoice.app markerar då fakturan i KSeF som utfärdad till en part utan skatteidentifierare.
Fakturatyp — välj rätt typ: momsfaktura, kreditfaktura, förskottsfaktura, slutfaktura samt korrigeringar av de två sistnämnda. Vid en kreditfaktura väljer du ursprungsfakturan i listan och anger orsaken.

Steg 3 — skicka fakturan till KSeF

När fakturan är sparad öppnar du detaljvyn och trycker på ”Skicka till KSeF”. Ett bekräftelsefönster visas — gå igenom uppgifterna och bekräfta.

Före sändningen validerar Invoice.app fakturan mot KSeF-schemat FA(3). Saknas något, eller är något felaktigt, får du en lista över felen. De vanligaste orsakerna:

Felaktigt format på kundens NIP
Tomma obligatoriska fält, som radnamn eller momssats
En momssats som inte passar transaktionstypen

Rätta felen och skicka igen. När valideringen går igenom skickas fakturan till KSeF och statusen ändras till ”Väntar”.

Steg 4 — kontrollera fakturans status

Efter sändningen frågar Invoice.app KSeF om statusen med några sekunders mellanrum. Du behöver inte göra något — följ bara statusen i detaljvyn.

Fakturastatusar i KSeF:

Ej inskickad — fakturan finns men har ännu inte skickats till KSeF.
Väntar — skickad, väntar på validering från KSeF.
Accepterad — KSeF har godkänt fakturan. Den får ett officiellt KSeF-referensnummer och en QR-kod. Från och med nu ser kunden den i sitt eget system.
Avvisad — KSeF hittade fel. Läs meddelandet, rätta uppgifterna och skicka igen.
Fel — något gick fel vid överföringen, till exempel ett anslutningsavbrott. Du kan försöka igen utan att redigera dokumentet.

Steg 5 — ladda ner UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) är det officiella beviset på att KSeF tagit emot din faktura. Det har skattemässig betydelse: det styrker att fakturan lämnats in korrekt.

UPO blir tillgängligt så snart KSeF godkänner fakturan. För att hämta det, öppna fakturadetaljerna → avsnittet KSeF → ”Ladda ner UPO”. Du kan välja format:

PDF — en läsbar återgivning, bra för arkivering eller för att skicka till kunden.
XML — en strukturerad fil som kan importeras i andra bokföringsprogram.

Det nedladdade dokumentet delar eller sparar du via systemets delningsmeny — AirDrop, e-post, filer.

Vill du skicka kunden en pdf med QR-koden använder du ”Skicka till kund”. Det är särskilt användbart för utländska motparter och för konsumenter (B2C), som inte har tillgång till KSeF.

Ladda ner UPO från KSeF-avsnittet i Invoice.app

Vanliga problem och lösningar

Valideringsfel (ogiltigt NIP, tomma fält) — rätta fakturan och skicka igen. Invoice.app pekar exakt ut vilka fält som behöver ses över.
Token har gått ut eller har fel behörigheter — skapa en ny i Aplikacja Podatnika KSeF. Kom ihåg båda behörigheterna: utfärda och visa.
KSeF avvisade fakturan — läs felmeddelandet i fakturadetaljerna. Vanliga orsaker är ett NIP som inte stämmer med momsregistret, felaktig XML-struktur eller överskridna API-gränser.
Ändra en skickad faktura — fakturor som KSeF godkänt är oföränderliga. Enda rättelsen är en kreditfaktura.

Synkronisera inköpsfakturor

Invoice.app skickar inte bara: appen hämtar också fakturor från KSeF automatiskt. I synkroniseringsavsnittet väljer du ett datumintervall och startar importen — appen hämtar alla inköpsfakturor som utfärdats till ditt NIP.

Synkroniseringsskärmen för KSeF i Invoice.app

Sammanfattning

Att skicka en faktura till KSeF med Invoice.app är fem steg:

Ställ in anslutningen — klistra in KSeF-token i företagsinställningarna.
Skapa fakturan — fyll i uppgifterna och välj fakturatyp.
Skicka till KSeF — bekräfta och vänta på valideringen.
Kontrollera statusen — följ de automatiska uppdateringarna.
Ladda ner UPO — spara beviset för skatteändamål.

Hela processen tar ett par minuter. Vill du veta mer om vad KSeF är och vilka som berörs, läs vår kompletta KSeF-guide för små företag. Detaljerna om integrationen finns på sidan om KSeF-funktionen.

Vanliga frågor

Klistra in KSeF-token i företagsinställningarna i Invoice.app, skapa en faktura med giltigt NIP för köparen och tryck på ”Skicka till KSeF” i detaljvyn. Appen validerar dokumentet och skickar det till KSeF.

Själva sändningen tar några sekunder. Valideringen hos KSeF brukar ta från några sekunder till några minuter. Invoice.app kontrollerar statusen automatiskt med några sekunders mellanrum och meddelar resultatet.

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) är det officiella beviset på att KSeF tagit emot fakturan. Det styrker att dokumentet lämnats in korrekt och kan laddas ner som PDF eller XML när fakturan godkänts.

Läs felmeddelandet i fakturadetaljerna i Invoice.app. Vanliga orsaker är ogiltigt NIP för köparen, tomma obligatoriska fält eller fel momssats. Rätta uppgifterna och skicka fakturan igen.