ZUGFeRD og XRechnung 2025 — e-fakturaveiledningen for små virksomheter i Tyskland

Fra 2025 blir den elektroniske fakturaen (E-Rechnung) gradvis obligatorisk i tysk B2B-handel. For mange små virksomheter og selvstendig næringsdrivende høres det først komplisert ut — men det er det ikke. I denne veiledningen får du vite hva ZUGFeRD og XRechnung er, hvilke frister som gjelder, og hvordan du kommer i gang med Invoice.app på noen få minutter.

Kort sagt: en e-faktura er ikke et PDF-vedlegg i en e-post, men en faktura i et strukturert, maskinlesbart format etter den europeiske standarden EN 16931. Den gode nyheten: med en app som Invoice.app slipper du å bry deg om de tekniske detaljene — du lager fakturaen som vanlig, og appen tar seg av resten.

Hva er en e-faktura? ZUGFeRD og XRechnung forklart

En vanlig PDF-faktura eller en papirfaktura regnes ikke som e-faktura i lovens forstand. En e-faktura inneholder alle fakturadataene i et strukturert datasett som regnskapsprogrammet til mottakeren kan lese inn og behandle automatisk. I Tyskland finnes det to vanlige formater for dette — begge oppfyller den europeiske standarden EN 16931:

• ZUGFeRD — et hybridformat: en helt vanlig PDF som mennesker kan lese (nærmere bestemt PDF/A-3), med de strukturerte XML-dataene bygget inn. Kunden din ser den fakturaen hen er vant til; programvaren leser dataene i bakgrunnen. Én fil for både menneske og maskin.
• XRechnung — et rent XML-dokument uten synlig utforming. Det er formatet offentlige oppdragsgivere (staten, delstatene og kommunene) krever — altså i handel med det offentlige (B2G).

Teknisk bygger begge formatene på de samme standardene (UN/CEFACT CII, EN 16931). For deg som utsteder fakturaen er det først og fremst ett spørsmål som betyr noe: hvem går fakturaen til — en virksomhet eller en offentlig myndighet? Mer om det straks.

Fra når gjelder e-fakturaplikten?

Med loven Wachstumschancengesetz innfører Tyskland e-fakturaen for innenlandsk B2B-omsetning trinnvis. Tidsplanen:

For mange små virksomheter endrer bare én ting seg i første omgang: de må kunne motta e-fakturaer. Plikten til selv å sende e-fakturaer inntrer først etter overgangsperiodene ovenfor.

Og småbedriftseiere? Også som småbedriftseier (§ 19 UStG) må du siden 2025 kunne motta e-fakturaer. Etter gjeldende rett er småbedriftseiere unntatt fra plikten til selv å utstede e-fakturaer — papir- eller PDF-fakturaer er fortsatt tillatt her. Unntatt er dessuten småbeløpsfakturaer opp til 250 € og billetter. Din konkrete situasjon avklarer du best med regnskapsføreren eller skatterådgiveren din.

ZUGFeRD eller XRechnung — hva trenger du?

Tommelfingerregelen er enkel:

• Faktura til en virksomhet (B2B) → en ZUGFeRD-PDF. Kunden din får en PDF som vanlig — bare med fakturadataene bygget inn.
• Faktura til en offentlig myndighet (B2G) → en XRechnung-XML. Offentlige oppdragsgivere krever som regel en XRechnung (eller et likeverdig tillatt format) og oppgir en Leitweg-ID til deg — den entydige identifikatoren som sørger for at fakturaen din havner hos riktig mottaker i forvaltningen.

Det beste: i Invoice.app trenger du ikke velge format. Så snart du slår på e-faktura, opprettes ZUGFeRD automatisk for hver faktura. Legger du i tillegg inn en Leitweg-ID på en kunde, kommer XRechnung-XML-en automatisk i tillegg for den kunden.

Lage e-fakturaer med Invoice.app

Steg 1 — Slå på e-faktura

Åpne innstillingene for firmaet ditt. For tyske firmaer dukker det opp en «E-faktura»-seksjon der, med bryteren «Aktiver e-faktura». Én bryter holder — en egen innstilling for ZUGFeRD og XRechnung finnes bevisst ikke: «Bygger inn e-fakturadata i hver faktura-PDF (ZUGFeRD), og legger ved XRechnung-XML for kunder med Leitweg-ID».

Steg 2 — Legg inn MVA-nummeret

For å lage tyske e-fakturaer trenger Invoice.app MVA-nummeret til firmaet ditt — bare Organisasjonsnummer holder ikke her. Legg inn merverdiavgiftsnummeret i firmaprofilen (med landkode, f.eks. DE123456789). Mangler det, gjør appen deg oppmerksom på det når du sender.

Steg 3 — Legg inn Leitweg-ID (bare for offentlige myndigheter)

Fakturerer du en offentlig myndighet, fyller du ut feltet «Kundereferanse (Leitweg-ID)» i kundeskjemaet — det vises for kunder med land Tyskland. Hjelpeteksten under feltet sier det rett ut: «Påkrevd for XRechnung-fakturaer til tyske offentlige myndigheter». For vanlige B2B-kunder lar du feltet stå tomt.

Steg 4 — Lag fakturaen og del den

Lag fakturaen som vanlig og del den. Hva du får når du deler, avhenger av kunden:

• Bedriftskunde (uten Leitweg-ID): én enkelt ZUGFeRD-PDF med innebygde data.
• Offentlig myndighet (med Leitweg-ID): et ZIP-arkiv med PDF-en og den separate XRechnung-XML-en.

Den innebygde e-fakturaen blir til når du sender, deler eller eksporterer — ikke i selve forhåndsvisningen på skjermen. Forresten: i regnskapseksporten kan du legge ved XRechnung-XML-ene samlet med valget «XRechnung-filer».

Korrigere fakturaer

En e-faktura som allerede er sendt, endrer du ikke direkte — du lager en korrigering. Velg typen «Korrigering» i fakturaskjemaet, koble til «Originalfaktura» og oppgi en «Korreksjonsårsak». Korrigeringen er en fullstendig, korrigert faktura som viser de opprinnelige verdiene på nytt og viser til originalen (e-fakturatype 384). Siden det fortsatt er en utgående faktura, får korrigeringen også automatisk sine ZUGFeRD- eller XRechnung-data.

Hva blir kontrollert? De vanligste snublesteinene

Invoice.app kontrollerer hver e-faktura før den sendes, mot de offisielle valideringsreglene (EN 16931 og KoSITs XRechnung-krav). Stemmer noe ikke, dukker «Validering mislyktes» opp med en liste over punktene du må rette — før fakturaen havner hos kunden. De vanligste:

1. MVA-nummeret til firmaet mangler. For å lage en e-faktura trenger Invoice.app merverdiavgiftsnummeret til den som utsteder fakturaen.
2. Priser inkludert avgift i stedet for priser uten avgift. Invoice.app lager foreløpig tyske e-fakturaer bare på grunnlag av priser uten avgift med avgiften spesifisert. Still fakturaen om til priser uten avgift.
3. Ustrukturert firmaadresse. Adressen må være gjort om til strukturerte felter (gate, postnummer, sted, land) — en fritekst holder ikke.
4. Avgiftskategori som ikke støttes. Egne 0 %-satser fungerer ikke — bruk en innebygd tysk MVA-sats eller en av kategoriene som støttes etter EN 16931 (fritatt, fellesskapsintern leveranse, eksport eller omvendt avgiftsplikt).

Motta og importere e-fakturaer

Plikten til å motta har gjeldt for enhver virksomhet siden 1. januar 2025 — og det er den delen som treffer de fleste først. Invoice.app leser ZUGFeRD- og XRechnung-filene leverandørene dine sender deg, og gjør dem om til fakturaer du kan jobbe videre med.

1. Last opp filen. I fakturalisten finner du oppføringen «Importer e-faktura». Du kan laste opp en ZUGFeRD-PDF, en frittstående XRechnung-XML eller et ZIP-arkiv med inntil 50 fakturaer om gangen.
2. Kontroll. Hver fil kontrolleres mot EN 16931 og KoSITs XRechnung-krav før noe som helst opprettes.
3. Tilordning. Invoice.app sammenligner firmaet ditt med selger og kjøper: er du kjøperen, opprettes en inngående faktura; er du selgeren — for eksempel ved en faktura du har utstedt selv — en utgående faktura. Linjer, avgifter, rabatter, betalingsbetingelser og summer følger med.
4. Dublettbeskyttelse. En faktura du allerede har importert, blir gjenkjent og opprettes ikke en gang til — du kan derfor trygt laste opp den samme mappen på nytt.
5. Originalen beholdes. Filen du lastet opp, blir liggende som vedlegg på dokumentet som ble opprettet. Importerte fakturaer er skrivebeskyttet, slik at de stemmer med filen leverandøren sendte.

To begrensninger: UBL-syntaksen i XRechnung støttes foreløpig ikke — importer ZUGFeRD-varianten (CII) i så fall. Og importen hører til Premium-abonnementet og er tilgjengelig for tyske firmaer.

Verdt å vite

• Invoice.app lager filene — sendingen står du for. Appen lager den standardkonforme ZUGFeRD-PDF-en eller XRechnung-XML-en. Den sender du selv til kunden (på e-post) eller laster den opp i fakturaportalen til myndigheten. Det finnes ingen automatisk oversending til en myndighet eller skattemyndighetene, og ingen Peppol.
• Bare fakturaer og kreditnotaer blir e-fakturaer. Tilbud og bestillinger gir ingen ZUGFeRD- eller XRechnung-data.
• Forhåndsvisningen viser ikke innebygde data. E-fakturaen lages først når du sender, deler eller eksporterer.

Denne artikkelen er en generell orientering og erstatter ikke skatterådgivning. For din konkrete situasjon, ta kontakt med skatterådgiveren din.

Nyttige lenker

• ZUGFeRD og XRechnung i Invoice.app — alle detaljene om e-fakturafunksjonen
• ferd-net.de — Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — den offisielle XRechnung-standarden (KoSIT)

Vanlige spørsmål om ZUGFeRD og XRechnung