Slik sender du en faktura til KSeF — steg for steg

Dette er en praktisk veiledning — ingen teori, bare stegene. Den viser hvordan du sender en faktura til KSeF med Invoice.app: sette opp forbindelsen, lage og sende fakturaen, følge statusen og laste ned UPO. Vil du ha bakgrunnen om KSeF — hva det er, hvem det gjelder, hvordan du lager et token — start med vår komplette KSeF-veiledning.

Hva du trenger for å komme i gang

Før du begynner, sørg for at du har:

• En Invoice.app-konto — tilgjengelig på iOS, Android og i nettleseren.
• En aktiv virksomhet med gyldig NIP — det polske skattenummeret. Virksomhetsopplysningene legger du inn i innstillingene.
• Et KSeF-token — laget i Aplikacja Podatnika KSeF. Har du ikke et ennå, les hvordan du lager et token.

Steg 1 — sett opp KSeF-forbindelsen

Åpne virksomhetsinnstillingene i Invoice.app og gå til KSeF-delen. Lim inn tokenet du laget i portalen, og lagre.

Appen kontrollerer forbindelsen automatisk — den sjekker at tokenet er gyldig og har riktige tillatelser. Er alt i orden, får du en bekreftelse.

Etter første tilkobling synkroniserer Invoice.app fakturaene fra de siste 30 dagene, både utstedte og mottatte, så du har hele settet med én gang.

Steg 2 — lag fakturaen

Fakturaen lages som vanlig: kundeopplysninger, linjer, MVA-satser og betalingsfrist. To ting betyr noe for KSeF:

• Kundens NIP — påkrevd for bedriftskunder (B2B). For privatpersoner (B2C) er den ikke det, og Invoice.app merker fakturaen i KSeF som utstedt til en part uten skatteidentifikator.
• Fakturatype — velg riktig type: MVA-faktura, kreditnota, forskuddsfaktura, sluttfaktura, samt korrigeringer av de to siste. Ved en kreditnota velger du den opprinnelige fakturaen fra listen og oppgir årsaken.

Steg 3 — send fakturaen til KSeF

Når fakturaen er lagret, åpner du detaljvisningen og trykker «Send til KSeF». Et bekreftelsesvindu dukker opp — se over opplysningene og bekreft.

Før sending validerer Invoice.app fakturaen mot KSeF-skjemaet FA(3). Mangler noe, eller er noe feil, får du en liste over feilene. De vanligste årsakene:

• Ugyldig format på kundens NIP
• Tomme obligatoriske felter, som linjenavn eller MVA-sats
• En MVA-sats som ikke passer transaksjonstypen

Rett opp feilene og send på nytt. Når valideringen går gjennom, sendes fakturaen til KSeF og statusen endres til «Venter».

Steg 4 — følg fakturastatusen

Etter sending spør Invoice.app KSeF om status med noen sekunders mellomrom. Du trenger ikke gjøre noe — bare følg med på statusen i detaljvisningen.

Fakturastatuser i KSeF:

• Ikke sendt — fakturaen finnes, men er ennå ikke sendt til KSeF.
• Venter — sendt, venter på validering fra KSeF.
• Akseptert — KSeF har godtatt fakturaen. Den får et offisielt KSeF-referansenummer og en QR-kode. Fra da av ser kunden den i sitt eget system.
• Avvist — KSeF fant feil. Les meldingen, rett opp opplysningene og send på nytt.
• Feil — noe gikk galt under overføringen, for eksempel et tilkoblingsbrudd. Du kan prøve igjen uten å redigere dokumentet.

Steg 5 — last ned UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) er den offisielle bekreftelsen på at KSeF har tatt imot fakturaen din. Den har betydning skattemessig: den er beviset på at fakturaen ble levert riktig.

UPO blir tilgjengelig så snart KSeF godtar fakturaen. For å hente den, åpne fakturadetaljene → KSeF-delen → «Last ned UPO». Du kan velge format:

• PDF — en lesbar gjengivelse, fin til arkivering eller til å sende kunden.
• XML — en strukturert fil du kan importere i andre regnskapsprogrammer.

Det nedlastede dokumentet kan du dele eller lagre via systemets delingsmeny — AirDrop, e-post, filer.

Vil du sende kunden en PDF med QR-koden, bruk «Send til kunde». Det er særlig nyttig for utenlandske motparter og for forbrukere (B2C), som ikke har tilgang til KSeF.

Vanlige problemer og løsninger

• Valideringsfeil (ugyldig NIP, manglende felter) — rett opp fakturaen og send på nytt. Invoice.app peker nøyaktig på hvilke felter som må endres.
• Tokenet er utløpt eller har feil tillatelser — lag et nytt i Aplikacja Podatnika KSeF. Husk begge tillatelsene: utstede og se.
• KSeF avviste fakturaen — les feilmeldingen i fakturadetaljene. Vanlige årsaker er en NIP som ikke stemmer med MVA-registeret, feil XML-struktur eller at API-grensene er overskredet.
• Endre en sendt faktura — fakturaer KSeF har godtatt, er uforanderlige. Eneste rettelse er en kreditnota.

Synkronisere kjøpsfakturaer

Invoice.app sender ikke bare: appen laster også automatisk ned fakturaer fra KSeF. I synkroniseringsdelen velger du et datointervall og starter importen — appen henter alle kjøpsfakturaer utstedt til din NIP.

Oppsummert

Å sende en faktura til KSeF med Invoice.app er fem steg:

1. Sett opp forbindelsen — lim KSeF-tokenet inn i virksomhetsinnstillingene.
2. Lag fakturaen — fyll ut opplysningene og velg fakturatype.
3. Send til KSeF — bekreft og vent på valideringen.
4. Følg statusen — se på de automatiske oppdateringene.
5. Last ned UPO — ta vare på bekreftelsen til skatteformål.

Hele prosessen tar et par minutter. Vil du vite mer om hva KSeF er og hvem det gjelder, les vår komplette KSeF-veiledning for små virksomheter. Detaljene om integrasjonen finner du på KSeF-funksjonssiden.

Vanlige spørsmål