ZUGFeRD et XRechnung 2025 — le guide de la facture électronique pour les petites entreprises en Allemagne

À partir de 2025, la facture électronique (E-Rechnung) devient progressivement obligatoire dans les échanges B2B allemands. Pour de nombreuses petites entreprises et indépendants, cela paraît compliqué au premier abord — mais ça ne l’est pas. Dans ce guide, vous découvrirez ce que sont ZUGFeRD et XRechnung, quelles échéances s’appliquent et comment démarrer avec Invoice.app en quelques minutes.

En bref : une facture électronique n’est pas un PDF joint à un e-mail, mais une facture dans un format structuré et lisible par une machine, conforme à la norme européenne EN 16931. Bonne nouvelle : avec une application comme Invoice.app, vous n’avez pas à vous occuper des détails techniques — vous créez votre facture comme d’habitude et l’application fait le reste.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? ZUGFeRD et XRechnung expliqués

Une simple facture PDF ou une facture papier ne constitue pas une facture électronique au sens de la loi. Une facture électronique contient toutes les données de facturation dans un jeu de données structuré que le logiciel comptable du destinataire peut lire et traiter automatiquement. L’Allemagne dispose pour cela de deux formats courants — tous deux conformes à la norme européenne EN 16931 :

• ZUGFeRD — un format hybride : un PDF tout à fait ordinaire et lisible par un humain (plus précisément un PDF/A-3) dans lequel les données XML structurées sont intégrées. Votre client voit la facture habituelle ; son logiciel lit les données en arrière-plan. Un seul fichier pour l’humain et la machine.
• XRechnung — un document XML pur, sans mise en page visible. C’est le format exigé par les administrations publiques (État fédéral, Länder, communes), c’est-à-dire dans les relations avec le secteur public (B2G).

Techniquement, les deux formats reposent sur les mêmes standards (UN/CEFACT CII, EN 16931). Pour vous, en tant qu’émetteur, une seule question compte vraiment : à qui la facture est-elle destinée — à une entreprise ou à une administration ? Nous y venons.

À partir de quand la facture électronique est-elle obligatoire ?

Avec la loi Wachstumschancengesetz, l’Allemagne introduit la facture électronique pour les opérations B2B nationales par étapes. Le calendrier :

Pour beaucoup de petites entreprises, une seule chose change dans un premier temps : elles doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’en envoyer soi-même ne prend effet qu’après les périodes transitoires ci-dessus.

Et les petits entrepreneurs ? En tant que petit entrepreneur (§ 19 UStG) également, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques depuis 2025. En l’état actuel du droit, les petits entrepreneurs sont dispensés de l’obligation d’émettre eux-mêmes des factures électroniques : les factures papier ou PDF restent ici admises. Sont également exclues les factures de faible montant jusqu’à 250 € et les titres de transport. Le mieux est de clarifier votre cas précis avec votre conseiller fiscal.

ZUGFeRD ou XRechnung — de quoi avez-vous besoin ?

La règle est simple :

• Facture à une entreprise (B2B) → un PDF ZUGFeRD. Votre client reçoit un PDF comme d’habitude — simplement avec les données de facturation intégrées.
• Facture à une administration (B2G) → un XML XRechnung. Les administrations exigent en règle générale une XRechnung (ou un format équivalent admis) et vous communiquent un Leitweg-ID — l’identifiant unique qui permet d’acheminer votre facture vers le bon destinataire au sein de l’administration.

Le meilleur : dans Invoice.app, vous n’avez pas à choisir un format. Dès que vous activez la facture électronique, ZUGFeRD est généré automatiquement pour chaque facture. Si vous saisissez en plus un Leitweg-ID chez un client, le XML XRechnung s’ajoute automatiquement pour ce client.

Créer des factures électroniques avec Invoice.app

Étape 1 — Activer la facturation électronique

Ouvrez les paramètres de votre entreprise. Pour les entreprises allemandes, la section « Facture électronique » y apparaît avec l’interrupteur « Activer la facturation électronique ». Un seul interrupteur suffit — il n’existe volontairement pas de réglage distinct pour ZUGFeRD et XRechnung : « Intègre les données de facture électronique dans chaque PDF (ZUGFeRD) et joint le XML XRechnung pour les clients avec un Leitweg-ID ».

Étape 2 — Renseigner le N° TVA

Pour créer des factures électroniques allemandes, Invoice.app a besoin du N° TVA de votre entreprise — le Numéro de taxe seul ne suffit pas ici. Saisissez votre numéro d’identification à la TVA dans le profil de l’entreprise (avec l’indicatif du pays, p. ex. DE123456789). S’il manque, l’application vous le signale au moment de l’envoi.

Étape 3 — Saisir le Leitweg-ID (administrations uniquement)

Si vous facturez une administration, remplissez dans le formulaire client le champ « Référence client (Leitweg-ID) » — il apparaît pour les clients dont le pays est l’Allemagne. L’indication sous le champ est explicite : « Requis pour les factures XRechnung destinées aux administrations publiques allemandes ». Pour les clients B2B ordinaires, laissez simplement le champ vide.

Étape 4 — Créer la facture et la partager

Créez votre facture comme d’habitude et partagez-la. Ce que vous obtenez au partage dépend du client :

• Client entreprise (sans Leitweg-ID) : un seul PDF ZUGFeRD avec les données intégrées.
• Administration (avec Leitweg-ID) : une archive ZIP contenant le PDF et le XML XRechnung séparé.

La facture électronique intégrée est produite lors de l’envoi, du partage ou de l’export — pas dans le simple aperçu à l’écran. Au passage : dans l’export comptable, vous pouvez joindre les XML XRechnung groupés avec l’option « Fichiers XRechnung ».

Corriger des factures

Une facture électronique déjà envoyée ne se modifie pas directement — vous créez une correction. Dans le formulaire de facture, choisissez le type « Correction », liez la « Facture d’origine » et indiquez un « Motif de correction ». La correction est une facture complète et corrigée qui reprend les valeurs initiales et renvoie à l’original (type de facture électronique 384). Comme il s’agit toujours d’une facture de vente, la correction reçoit elle aussi automatiquement ses données ZUGFeRD ou XRechnung.

Qu’est-ce qui est vérifié ? Les pièges les plus fréquents

Invoice.app vérifie chaque facture électronique avant l’envoi au regard des règles de validation officielles (EN 16931 et les spécifications XRechnung de la KoSIT). Si quelque chose ne va pas, le message « Échec de la validation » apparaît avec la liste des points à corriger — avant que votre facture n’arrive chez le client. Les plus fréquents :

1. Le N° TVA de l’entreprise est manquant. Pour créer une facture électronique, Invoice.app a besoin du numéro d’identification à la TVA de l’émetteur.
2. Prix TTC au lieu de prix HT. Invoice.app ne crée pour l’instant des factures électroniques allemandes que sur la base de prix HT avec la taxe indiquée séparément. Passez la facture en prix HT.
3. Adresse d’entreprise non structurée. L’adresse doit être convertie en champs structurés (rue, code postal, ville, pays) — un bloc de texte libre ne suffit pas.
4. Catégorie de taxe non prise en charge. Les taux à 0 % personnalisés ne fonctionnent pas — utilisez un taux de TVA allemand intégré ou l’une des catégories prises en charge selon EN 16931 (exonéré, livraison intracommunautaire, exportation ou autoliquidation).

Recevoir et importer des factures électroniques

L’obligation de réception s’applique à toute entreprise depuis le 1er janvier 2025 — et c’est la partie qui concerne la plupart des entreprises en premier. Invoice.app lit les fichiers ZUGFeRD et XRechnung que vos fournisseurs vous envoient et en fait des factures avec lesquelles vous pouvez continuer à travailler.

1. Téléversez le fichier. Dans la liste des factures, vous trouverez l’entrée « Importer une facture électronique ». Vous pouvez téléverser un PDF ZUGFeRD, un XML XRechnung autonome ou une archive ZIP contenant jusqu’à 50 factures en une fois.
2. Vérification. Chaque fichier est contrôlé au regard d’EN 16931 et des spécifications XRechnung de la KoSIT avant que quoi que ce soit ne soit créé.
3. Affectation. Invoice.app compare votre entreprise au vendeur et à l’acheteur : si vous êtes l’acheteur, une facture d’achat est créée ; si vous êtes le vendeur — par exemple pour une facture que vous avez vous-même émise — une facture de vente. Les lignes, les taxes, les remises, les conditions de paiement et les totaux l’accompagnent.
4. Protection contre les doublons. Une facture que vous avez déjà importée est reconnue et n’est pas créée une deuxième fois — vous pouvez donc téléverser à nouveau le même dossier sans risque.
5. L’original est conservé. Le fichier téléversé reste joint au document créé. Les factures importées sont en lecture seule afin de correspondre au fichier envoyé par votre fournisseur.

Deux limites : la syntaxe UBL de XRechnung n’est pas prise en charge pour l’instant — importez dans ce cas la variante ZUGFeRD (CII). Et l’import fait partie de l’abonnement Premium et est disponible pour les entreprises allemandes.

Bon à savoir

• Invoice.app crée les fichiers — l’envoi vous revient. L’application produit le PDF ZUGFeRD ou le XML XRechnung conforme à la norme. C’est vous qui l’envoyez à votre client (par e-mail) ou le téléversez sur le portail de facturation de l’administration. Il n’y a aucune transmission automatique à une administration ou au fisc, et pas de Peppol.
• Seules les factures et les avoirs deviennent des factures électroniques. Les devis et les bons de commande ne génèrent pas de données ZUGFeRD ou XRechnung.
• L’aperçu ne montre pas les données intégrées. La facture électronique n’est produite qu’au moment de l’envoi, du partage ou de l’export.

Cet article est une orientation générale et ne remplace pas un conseil fiscal. Pour votre cas précis, adressez-vous à votre conseiller fiscal.

Liens utiles

• ZUGFeRD et XRechnung dans Invoice.app — tous les détails de la fonctionnalité de facture électronique
• ferd-net.de — le Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — le standard officiel XRechnung (KoSIT)

Questions fréquentes sur ZUGFeRD et XRechnung