Envoyer une facture à KSeF, étape par étape

Ce guide concerne la Pologne. KSeF est le système national polonais de facturation électronique, et ces étapes s’adressent aux entreprises immatriculées fiscalement en Pologne.

Ce guide est pratique — pas de théorie, seulement les étapes. Il montre comment envoyer une facture à KSeF avec Invoice.app : configurer la connexion, créer et envoyer la facture, suivre son statut et télécharger l’UPO. Pour le contexte sur KSeF lui-même — ce que c’est, qui est concerné, comment générer un jeton — commencez par notre guide complet de KSeF.

Ce qu’il vous faut pour commencer

Avant de démarrer, assurez-vous d’avoir :

Un compte Invoice.app — disponible sur iOS, Android et dans le navigateur.
Une entreprise active avec un NIP valide — le numéro d’identification fiscale polonais. Les données de l’entreprise se saisissent dans les réglages de l’application.
Un jeton KSeF — généré dans l’ Aplikacja Podatnika KSeF. Si vous n’en avez pas encore, lisez comment générer un jeton.

Étape 1 — configurer la connexion à KSeF

Ouvrez les réglages de l’entreprise dans Invoice.app et allez dans la section KSeF. Collez le jeton généré sur le portail et enregistrez.

L’application vérifie la connexion automatiquement : elle contrôle que le jeton est valide et porte les bonnes autorisations. Si tout va bien, une confirmation s’affiche.

Après la première connexion, Invoice.app synchronise les factures des 30 derniers jours, émises comme reçues, pour que vous ayez l’ensemble tout de suite.

Configuration de la connexion à KSeF dans Invoice.app

Étape 2 — créer la facture

La création se fait comme d’habitude : coordonnées du client, lignes, taux de TVA et délai de paiement. Deux points comptent pour KSeF :

Le NIP du client — obligatoire pour les clients professionnels (B2B). Pour les particuliers (B2C) il ne l’est pas, et Invoice.app marque alors la facture dans KSeF comme émise à un destinataire sans identifiant fiscal.
Type de facture — choisissez le bon dans le sélecteur : facture de TVA, rectificative, d’acompte, de solde, ainsi que les corrections de ces deux dernières. Pour une rectificative, sélectionnez la facture d’origine dans la liste et indiquez le motif.

Étape 3 — envoyer la facture à KSeF

Une fois enregistrée, ouvrez la vue détaillée et appuyez sur « Envoyer à KSeF ». Une fenêtre de confirmation apparaît : vérifiez les données et validez.

Avant l’envoi, Invoice.app contrôle la facture par rapport au schéma FA(3) de KSeF. S’il manque quelque chose ou si une donnée est mal formée, vous obtenez la liste des erreurs. Les causes les plus courantes :

Un format de NIP client invalide
Des champs obligatoires vides — libellé de ligne, taux de TVA
Un taux de TVA qui ne correspond pas au type d’opération

Une fois corrigé, renvoyez. Quand la validation passe, la facture part vers KSeF et son statut devient « En attente ».

Étape 4 — suivre le statut de la facture

Après l’envoi, Invoice.app interroge KSeF toutes les quelques secondes. Vous n’avez rien à faire : il suffit de regarder le statut sur l’écran de détail.

Les statuts de facture dans KSeF :

Non soumis — la facture existe mais n’a pas encore été envoyée à KSeF.
En attente — envoyée, en attente de validation par KSeF.
Accepté — KSeF a accepté la facture. Elle reçoit un numéro de référence KSeF officiel et un code QR. Dès lors, le client la voit dans son système.
Rejeté — KSeF a relevé des erreurs. Lisez le message, corrigez les données et renvoyez.
Erreur — un problème est survenu à la transmission, par exemple une coupure de connexion. Vous pouvez réessayer sans modifier le document.

Statuts des factures KSeF dans Invoice.app

Étape 5 — télécharger l’UPO

L’UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) est l’accusé de réception officiel confirmant que KSeF a accepté votre facture. Il compte sur le plan fiscal : c’est la preuve que la facture a bien été déposée.

L’UPO devient disponible dès que KSeF accepte la facture. Pour le récupérer, ouvrez le détail de la facture → section KSeF → « Télécharger UPO ». Vous pouvez choisir le format :

PDF — un rendu lisible, pratique pour l’archivage ou l’envoi au client.
XML — un fichier structuré, importable dans d’autres logiciels comptables.

Le document téléchargé se partage ou s’enregistre via la feuille de partage du système : AirDrop, e-mail, fichiers.

Pour envoyer au client le PDF avec le code QR, utilisez « Envoyer au client ». C’est particulièrement utile pour les contreparties étrangères et les consommateurs (B2C), qui n’ont pas accès à KSeF.

Téléchargement de l’UPO depuis la section KSeF dans Invoice.app

Problèmes fréquents et solutions

Erreurs de validation (NIP invalide, champs manquants) — corrigez la facture et renvoyez. Invoice.app indique précisément les champs à reprendre.
Jeton expiré ou avec de mauvaises autorisations — générez-en un nouveau dans l’ Aplikacja Podatnika KSeF. Pensez à cocher les deux autorisations : émission et consultation.
Facture rejetée par KSeF — lisez le message d’erreur dans le détail de la facture. Les causes habituelles : un NIP qui ne correspond pas au registre de TVA, une structure XML incorrecte ou un dépassement des limites de l’API.
Modifier une facture envoyée — les factures acceptées par KSeF sont immuables. La seule correction possible est une facture rectificative.

Synchroniser les factures d’achat

Invoice.app ne fait pas qu’envoyer : l’application télécharge aussi automatiquement les factures depuis KSeF. Dans la section de synchronisation, choisissez une plage de dates et lancez l’import — elle récupère toutes les factures d’achat émises à votre NIP.

L’écran de synchronisation KSeF dans Invoice.app

En résumé

Envoyer une facture à KSeF avec Invoice.app tient en cinq étapes :

Configurer la connexion — coller le jeton KSeF dans les réglages de l’entreprise.
Créer la facture — remplir les données, choisir le type.
Envoyer à KSeF — confirmer, puis attendre la validation.
Suivre le statut — observer les mises à jour automatiques.
Télécharger l’UPO — conserver l’accusé pour vos obligations fiscales.

L’ensemble prend quelques minutes. Pour en savoir plus sur ce qu’est KSeF et qui est concerné, lisez notre guide complet de KSeF pour les petites entreprises. Les détails de l’intégration se trouvent sur la page de la fonctionnalité KSeF.

Questions fréquentes

Collez le jeton KSeF dans les réglages de l’entreprise dans Invoice.app, créez une facture avec un NIP d’acheteur valide, puis appuyez sur « Envoyer à KSeF » dans la vue détaillée. L’application valide le document et le transmet au système.

L’envoi lui-même prend quelques secondes. La validation côté KSeF demande généralement de quelques secondes à quelques minutes. Invoice.app vérifie le statut automatiquement toutes les quelques secondes et vous en donne le résultat.

L’UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) est l’accusé de réception officiel confirmant que KSeF a accepté la facture. Il prouve que le document a bien été déposé et se télécharge en PDF ou en XML une fois la facture acceptée.

Lisez le message d’erreur dans le détail de la facture dans Invoice.app. Les causes habituelles sont un NIP d’acheteur invalide, des champs obligatoires manquants ou un taux de TVA erroné. Corrigez les données et renvoyez la facture.