ZUGFeRD και XRechnung 2025 — ο οδηγός ηλεκτρονικού τιμολογίου για μικρές επιχειρήσεις στη Γερμανία

Από το 2025 το ηλεκτρονικό τιμολόγιο (E-Rechnung) γίνεται σταδιακά υποχρεωτικό στις γερμανικές συναλλαγές B2B. Για πολλές μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες αυτό ακούγεται αρχικά περίπλοκο — δεν είναι όμως. Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθετε τι είναι το ZUGFeRD και το XRechnung, ποιες προθεσμίες ισχύουν και πώς να ξεκινήσετε με το Invoice.app σε λίγα λεπτά.

Με λίγα λόγια: ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν είναι ένα PDF συνημμένο σε e-mail, αλλά ένα τιμολόγιο σε δομημένη, αναγνώσιμη από μηχανή μορφή σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931. Τα καλά νέα: με μια εφαρμογή όπως το Invoice.app δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με τις τεχνικές λεπτομέρειες — δημιουργείτε το τιμολόγιό σας ως συνήθως και τα υπόλοιπα τα αναλαμβάνει η εφαρμογή.

Τι είναι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο; ZUGFeRD και XRechnung

Ένα απλό τιμολόγιο σε PDF ή ένα έντυπο τιμολόγιο δεν θεωρείται ηλεκτρονικό τιμολόγιο από τον νόμο. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο περιέχει όλα τα δεδομένα του τιμολογίου σε ένα δομημένο σύνολο δεδομένων που το λογιστικό λογισμικό του παραλήπτη μπορεί να διαβάσει και να επεξεργαστεί αυτόματα. Στη Γερμανία υπάρχουν για τον σκοπό αυτό δύο συνήθεις μορφές — και οι δύο πληρούν το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931:

• ZUGFeRD — μια υβριδική μορφή: ένα απολύτως κανονικό PDF, αναγνώσιμο από άνθρωπο (συγκεκριμένα PDF/A-3), μέσα στο οποίο είναι ενσωματωμένα τα δομημένα δεδομένα XML. Ο πελάτης σας βλέπει το συνηθισμένο τιμολόγιο· το λογισμικό του διαβάζει τα δεδομένα στο παρασκήνιο. Ένα αρχείο για τον άνθρωπο και για τη μηχανή.
• XRechnung — ένα καθαρό έγγραφο XML χωρίς ορατή διάταξη. Είναι η μορφή που απαιτούν οι δημόσιες αρχές (ομοσπονδιακές, των κρατιδίων και δημοτικές), δηλαδή στις συναλλαγές με τον δημόσιο τομέα (B2G).

Τεχνικά, και οι δύο μορφές στηρίζονται στα ίδια πρότυπα (UN/CEFACT CII, EN 16931). Για εσάς που εκδίδετε το τιμολόγιο μετράει κυρίως ένα ερώτημα: σε ποιον απευθύνεται το τιμολόγιο — σε επιχείρηση ή σε δημόσια αρχή; Αμέσως παρακάτω.

Από πότε ισχύει η υποχρέωση;

Με τον νόμο Wachstumschancengesetz η Γερμανία εισάγει σταδιακά το ηλεκτρονικό τιμολόγιο για τις εγχώριες συναλλαγές B2B. Το χρονοδιάγραμμα:

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις αρχικά αλλάζει μόνο ένα πράγμα: πρέπει να μπορούν να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια. Η υποχρέωση να αποστέλλουν και οι ίδιες ηλεκτρονικά τιμολόγια ισχύει μόνο μετά τις παραπάνω μεταβατικές περιόδους.

Και οι μικροεπιχειρηματίες; Και ως μικροεπιχειρηματίας (§ 19 UStG) πρέπει ήδη από το 2025 να μπορείτε να λαμβάνετε ηλεκτρονικά τιμολόγια. Από την υποχρέωση να εκδίδετε οι ίδιοι ηλεκτρονικά τιμολόγια οι μικροεπιχειρηματίες εξαιρούνται με το ισχύον καθεστώς — εδώ παραμένουν επιτρεπτά τα έντυπα τιμολόγια ή τα PDF. Εξαιρούνται επίσης τα τιμολόγια μικρού ποσού έως 250 € και τα εισιτήρια μεταφοράς. Τη δική σας περίπτωση καλύτερα να τη διευκρινίσετε με τον φοροτεχνικό σας.

ZUGFeRD ή XRechnung — τι χρειάζεστε;

Ο βασικός κανόνας είναι απλός:

• Τιμολόγιο προς επιχείρηση (B2B) → ένα PDF ZUGFeRD. Ο πελάτης σας λαμβάνει PDF ως συνήθως — απλώς με ενσωματωμένα τα δεδομένα του τιμολογίου.
• Τιμολόγιο προς δημόσια αρχή (B2G) → ένα XML XRechnung. Οι δημόσιες αρχές απαιτούν κατά κανόνα XRechnung (ή ισοδύναμη αποδεκτή μορφή) και σας γνωστοποιούν ένα Leitweg-ID — το μοναδικό αναγνωριστικό με το οποίο το τιμολόγιό σας κατευθύνεται στον σωστό παραλήπτη μέσα στη διοίκηση.

Το καλύτερο: στο Invoice.app δεν χρειάζεται να επιλέξετε μορφή. Μόλις ενεργοποιήσετε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, δημιουργείται αυτόματα ZUGFeRD σε κάθε τιμολόγιο. Αν επιπλέον καταχωρίσετε σε έναν πελάτη ένα Leitweg-ID, για τον πελάτη αυτόν προστίθεται αυτόματα και το XML XRechnung.

Δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων με το Invoice.app

Βήμα 1 — Ενεργοποιήστε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο

Ανοίξτε τις ρυθμίσεις της εταιρείας σας. Στις γερμανικές εταιρείες εμφανίζεται εκεί η ενότητα «Ηλεκτρονικό τιμολόγιο» με τον διακόπτη «Ενεργοποίηση ηλεκτρονικού τιμολογίου». Αρκεί ένας διακόπτης — ξεχωριστή ρύθμιση για ZUGFeRD και XRechnung δεν υπάρχει σκόπιμα: «Ενσωματώνει τα δεδομένα ηλεκτρονικού τιμολογίου σε κάθε PDF τιμολογίου (ZUGFeRD) και επισυνάπτει το XML XRechnung για πελάτες με Leitweg-ID».

Βήμα 2 — Καταχωρίστε τον αριθμό ΦΠΑ

Για τη δημιουργία γερμανικών ηλεκτρονικών τιμολογίων το Invoice.app χρειάζεται τον αριθμό ΦΠΑ της εταιρείας σας — μόνο το ΑΦΜ δεν αρκεί εδώ. Καταχωρίστε τον αριθμό φορολογικού μητρώου ΦΠΑ στο προφίλ της εταιρείας (με τον κωδικό χώρας, π.χ. DE123456789). Αν λείπει, η εφαρμογή σας το επισημαίνει κατά την αποστολή.

Βήμα 3 — Καταχωρίστε το Leitweg-ID (μόνο για δημόσιες αρχές)

Αν τιμολογείτε δημόσια αρχή, συμπληρώστε στη φόρμα πελάτη το πεδίο «Αναφορά πελάτη (Leitweg-ID)» — εμφανίζεται σε πελάτες με χώρα τη Γερμανία. Η υπόδειξη κάτω από το πεδίο το λέει καθαρά: «Απαιτείται για τιμολόγια XRechnung προς γερμανικές δημόσιες αρχές». Για τους συνήθεις πελάτες B2B απλώς αφήνετε το πεδίο κενό.

Βήμα 4 — Δημιουργήστε και μοιραστείτε το τιμολόγιο

Δημιουργήστε το τιμολόγιό σας ως συνήθως και μοιραστείτε το. Αυτό που λαμβάνετε κατά την κοινοποίηση εξαρτάται από τον πελάτη:

• Πελάτης επιχείρηση (χωρίς Leitweg-ID): ένα μόνο PDF ZUGFeRD με ενσωματωμένα δεδομένα.
• Δημόσια αρχή (με Leitweg-ID): ένα αρχείο ZIP με το PDF και το ξεχωριστό XML XRechnung.

Το ενσωματωμένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο δημιουργείται κατά την αποστολή, την κοινοποίηση ή την εξαγωγή — όχι στην απλή προεπισκόπηση στην οθόνη. Παρεμπιπτόντως: στη λογιστική εξαγωγή μπορείτε να συμπεριλάβετε συγκεντρωτικά τα XML XRechnung με την επιλογή «Αρχεία XRechnung».

Διόρθωση τιμολογίων

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο που έχει ήδη σταλεί δεν το αλλάζετε άμεσα — δημιουργείτε μια διόρθωση. Στη φόρμα τιμολογίου επιλέξτε ως είδος «Διόρθωση», συνδέστε το «Αρχικό τιμολόγιο» και δηλώστε μια «Αιτία διόρθωσης». Η διόρθωση είναι ένα πλήρες, διορθωμένο τιμολόγιο που εμφανίζει εκ νέου τις αρχικές αξίες και παραπέμπει στο πρωτότυπο (τύπος ηλεκτρονικού τιμολογίου 384). Επειδή εξακολουθεί να είναι τιμολόγιο πώλησης, και η διόρθωση λαμβάνει αυτόματα τα δικά της δεδομένα ZUGFeRD ή XRechnung.

Τι ελέγχεται; Τα συχνότερα λάθη

Το Invoice.app ελέγχει κάθε ηλεκτρονικό τιμολόγιο πριν από την αποστολή σύμφωνα με τους επίσημους κανόνες επικύρωσης (EN 16931 και τις προδιαγραφές XRechnung της KoSIT). Αν κάτι δεν είναι σωστό, εμφανίζεται «Αποτυχία επικύρωσης» με τη λίστα των σημείων που πρέπει να διορθώσετε — προτού το τιμολόγιο φτάσει στον πελάτη. Τα συχνότερα:

1. Λείπει ο αριθμός ΦΠΑ της εταιρείας. Για τη δημιουργία ηλεκτρονικού τιμολογίου το Invoice.app χρειάζεται τον αριθμό φορολογικού μητρώου ΦΠΑ του εκδότη.
2. Τιμές με ΦΠΑ αντί για τιμές χωρίς ΦΠΑ. Προς το παρόν το Invoice.app δημιουργεί γερμανικά ηλεκτρονικά τιμολόγια μόνο με βάση τιμές χωρίς ΦΠΑ και ξεχωριστή αναγραφή του φόρου. Αλλάξτε το τιμολόγιο σε τιμές χωρίς ΦΠΑ.
3. Μη δομημένη διεύθυνση εταιρείας. Η διεύθυνση πρέπει να έχει μετατραπεί σε δομημένα πεδία (οδός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη, χώρα) — ένα ελεύθερο κείμενο δεν αρκεί.
4. Μη υποστηριζόμενη φορολογική κατηγορία. Οι δικοί σας συντελεστές 0 % δεν λειτουργούν — χρησιμοποιήστε έναν ενσωματωμένο γερμανικό συντελεστή ΦΠΑ ή μία από τις υποστηριζόμενες κατηγορίες κατά EN 16931 (απαλλαγή, ενδοκοινοτική παράδοση, εξαγωγή ή αντιστροφή επιβάρυνσης).

Λήψη και εισαγωγή ηλεκτρονικών τιμολογίων

Η υποχρέωση λήψης ισχύει για κάθε επιχείρηση από την 1η Ιανουαρίου 2025 — και είναι το κομμάτι που αφορά πρώτο τους περισσότερους. Το Invoice.app διαβάζει τα αρχεία ZUGFeRD και XRechnung που σας στέλνουν οι προμηθευτές σας και τα μετατρέπει σε τιμολόγια με τα οποία μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε.

1. Ανεβάστε το αρχείο. Στη λίστα τιμολογίων θα βρείτε την καταχώριση «Εισαγωγή ηλεκτρονικού τιμολογίου». Μπορείτε να ανεβάσετε ένα PDF ZUGFeRD, ένα αυτόνομο XML XRechnung ή ένα αρχείο ZIP με έως 50 τιμολόγια ταυτόχρονα.
2. Έλεγχος. Κάθε αρχείο ελέγχεται ως προς το EN 16931 και τις προδιαγραφές XRechnung της KoSIT, προτού δημιουργηθεί οτιδήποτε.
3. Αντιστοίχιση. Το Invoice.app συγκρίνει την εταιρεία σας με τον πωλητή και τον αγοραστή: αν είστε ο αγοραστής, δημιουργείται τιμολόγιο αγοράς· αν είστε ο πωλητής — για παράδειγμα σε τιμολόγιο που εκδώσατε εσείς — τιμολόγιο πώλησης. Οι γραμμές, οι φόροι, οι εκπτώσεις, οι όροι πληρωμής και τα σύνολα έρχονται μαζί.
4. Προστασία από διπλοεγγραφές. Ένα τιμολόγιο που έχετε ήδη εισαγάγει αναγνωρίζεται και δεν δημιουργείται δεύτερη φορά — έτσι μπορείτε να ανεβάσετε ξανά τον ίδιο φάκελο χωρίς κίνδυνο.
5. Το πρωτότυπο διατηρείται. Το αρχείο που ανεβάσατε παραμένει συνημμένο στο έγγραφο που δημιουργήθηκε. Τα εισαγόμενα τιμολόγια είναι μόνο για ανάγνωση, ώστε να συμφωνούν με το αρχείο που έστειλε ο προμηθευτής σας.

Δύο περιορισμοί: η σύνταξη UBL του XRechnung δεν υποστηρίζεται προς το παρόν — σε αυτή την περίπτωση εισαγάγετε την παραλλαγή ZUGFeRD (CII). Επίσης, η εισαγωγή ανήκει στη συνδρομή Premium και είναι διαθέσιμη για γερμανικές εταιρείες.

Καλό να γνωρίζετε

• Το Invoice.app δημιουργεί τα αρχεία — την αποστολή την αναλαμβάνετε εσείς. Η εφαρμογή παράγει το συμβατό με το πρότυπο PDF ZUGFeRD ή XML XRechnung. Εσείς το στέλνετε στον πελάτη σας (με e-mail) ή το ανεβάζετε στην πύλη τιμολόγησης της αρχής. Δεν υπάρχει αυτόματη διαβίβαση σε δημόσια αρχή ή στην εφορία, ούτε Peppol.
• Μόνο τα τιμολόγια και τα πιστωτικά σημειώματα γίνονται ηλεκτρονικά τιμολόγια. Οι προσφορές και οι παραγγελίες δεν παράγουν δεδομένα ZUGFeRD ή XRechnung.
• Η προεπισκόπηση δεν δείχνει ενσωματωμένα δεδομένα. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο παράγεται μόνο κατά την αποστολή, την κοινοποίηση ή την εξαγωγή.

Το άρθρο αυτό αποτελεί γενική ενημέρωση και δεν υποκαθιστά τη φορολογική συμβουλή. Για τη δική σας περίπτωση απευθυνθείτε στον φοροτεχνικό σας.

Χρήσιμοι σύνδεσμοι

• ZUGFeRD και XRechnung στο Invoice.app — όλες οι λεπτομέρειες της λειτουργίας ηλεκτρονικού τιμολογίου
• ferd-net.de — το Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — το επίσημο πρότυπο XRechnung (KoSIT)

Συχνές ερωτήσεις για το ZUGFeRD και το XRechnung