Πώς να στείλετε τιμολόγιο στο KSeF, βήμα προς βήμα

Πρακτικός οδηγός — χωρίς θεωρία, μόνο τα βήματα. Δείχνει πώς στέλνετε τιμολόγιο στο KSeF με το Invoice.app: ρύθμιση της σύνδεσης, δημιουργία και αποστολή του τιμολογίου, έλεγχος κατάστασης και λήψη του UPO. Για γενικές πληροφορίες σχετικά με το KSeF — τι είναι, ποιους αφορά, πώς δημιουργείται διακριτικό — ξεκινήστε από τον πλήρη οδηγό KSeF.

Τι χρειάζεστε για να ξεκινήσετε

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

• Λογαριασμό στο Invoice.app — διαθέσιμο σε iOS, Android και στο πρόγραμμα περιήγησης.
• Ενεργή επιχείρηση με έγκυρο NIP — τον πολωνικό φορολογικό αριθμό, το αντίστοιχο του ΑΦΜ. Τα στοιχεία της επιχείρησης καταχωρίζονται στις ρυθμίσεις της εφαρμογής.
• Διακριτικό KSeF — που δημιουργήθηκε στην Aplikacja Podatnika KSeF. Αν δεν έχετε ακόμη, διαβάστε πώς δημιουργείτε διακριτικό.

Βήμα 1 — ρυθμίστε τη σύνδεση με το KSeF

Ανοίξτε τις ρυθμίσεις της επιχείρησης στο Invoice.app και μεταβείτε στην ενότητα KSeF. Επικολλήστε το διακριτικό που δημιουργήσατε στην πύλη και αποθηκεύστε.

Η εφαρμογή ελέγχει αυτόματα τη σύνδεση — αν το διακριτικό είναι έγκυρο και έχει τα σωστά δικαιώματα. Αν όλα είναι εντάξει, βλέπετε επιβεβαίωση.

Μετά την πρώτη σύνδεση το Invoice.app συγχρονίζει τα τιμολόγια των τελευταίων 30 ημερών, εκδοθέντα και ληφθέντα, ώστε να έχετε αμέσως το πλήρες σύνολο.

Βήμα 2 — δημιουργήστε το τιμολόγιο

Η δημιουργία γίνεται όπως πάντα: στοιχεία πελάτη, γραμμές, συντελεστές ΦΠΑ και προθεσμία πληρωμής. Για το KSeF προσέξτε δύο σημεία:

• Το NIP του πελάτη — απαιτείται για επιχειρηματικούς πελάτες (B2B). Για ιδιώτες (B2C) δεν απαιτείται και το Invoice.app σημειώνει το τιμολόγιο στο KSeF ως εκδοθέν προς πρόσωπο χωρίς φορολογικό αναγνωριστικό.
• Τύπος τιμολογίου — επιλέξτε τον σωστό: τιμολόγιο ΦΠΑ, πιστωτικό, προκαταβολής, εκκαθάρισης, καθώς και διορθώσεις των δύο τελευταίων. Για πιστωτικό, επιλέξτε το αρχικό τιμολόγιο από τη λίστα και δηλώστε την αιτία.

Βήμα 3 — στείλτε το τιμολόγιο στο KSeF

Μετά την αποθήκευση ανοίξτε την προβολή λεπτομερειών και πατήστε «Αποστολή στο KSeF». Εμφανίζεται παράθυρο επιβεβαίωσης — ελέγξτε τα στοιχεία και επιβεβαιώστε.

Πριν την αποστολή το Invoice.app επικυρώνει το τιμολόγιο ως προς το σχήμα FA(3) του KSeF. Αν λείπει κάτι ή είναι λανθασμένο, βλέπετε λίστα σφαλμάτων. Οι συνήθεις αιτίες:

• Λανθασμένη μορφή NIP πελάτη
• Κενά υποχρεωτικά πεδία — όνομα γραμμής, συντελεστής ΦΠΑ
• Συντελεστής ΦΠΑ που δεν ταιριάζει στον τύπο συναλλαγής

Αφού διορθώσετε, στείλτε ξανά. Όταν η επικύρωση περάσει, το τιμολόγιο φτάνει στο KSeF και η κατάστασή του γίνεται «Σε εκκρεμότητα».

Βήμα 4 — ελέγξτε την κατάσταση του τιμολογίου

Μετά την αποστολή το Invoice.app ρωτά το KSeF για την κατάσταση κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα — απλώς παρακολουθήστε την οθόνη λεπτομερειών.

Καταστάσεις τιμολογίων στο KSeF:

• Δεν υποβλήθηκε — το τιμολόγιο υπάρχει αλλά δεν έχει σταλεί ακόμη στο KSeF.
• Σε εκκρεμότητα — στάλθηκε και αναμένει επικύρωση.
• Αποδεκτό — το KSeF αποδέχθηκε το τιμολόγιο. Λαμβάνει επίσημο αριθμό αναφοράς KSeF και κωδικό QR. Από εκείνη τη στιγμή ο πελάτης το βλέπει στο σύστημά του.
• Απορρίφθηκε — το KSeF εντόπισε σφάλματα. Διαβάστε το μήνυμα, διορθώστε και στείλτε ξανά.
• Σφάλμα — κάτι πήγε στραβά στη μετάδοση, π.χ. αστοχία σύνδεσης. Μπορείτε να δοκιμάσετε ξανά χωρίς να επεξεργαστείτε το έγγραφο.

Βήμα 5 — κατεβάστε το UPO

Το UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) είναι η επίσημη βεβαίωση ότι το KSeF παρέλαβε το τιμολόγιό σας. Έχει φορολογική σημασία: αποδεικνύει ότι το τιμολόγιο υποβλήθηκε σωστά.

Το UPO γίνεται διαθέσιμο μόλις το KSeF αποδεχθεί το τιμολόγιο. Για να το πάρετε, ανοίξτε τις λεπτομέρειες → ενότητα KSeF → «Λήψη UPO». Μπορείτε να επιλέξετε μορφή:

• PDF — ευανάγνωστη απεικόνιση, κατάλληλη για αρχείο ή αποστολή στον πελάτη.
• XML — δομημένο αρχείο που εισάγεται σε άλλα λογιστικά προγράμματα.

Το αρχείο που κατεβάσατε μπορείτε να το μοιραστείτε ή να το αποθηκεύσετε μέσω του φύλλου κοινής χρήσης του συστήματος — AirDrop, email, αρχεία.

Για να στείλετε στον πελάτη το PDF με τον κωδικό QR, χρησιμοποιήστε το «Αποστολή στον πελάτη». Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για αλλοδαπούς αντισυμβαλλομένους και για καταναλωτές (B2C), που δεν έχουν πρόσβαση στο KSeF.

Συχνά προβλήματα και λύσεις

• Σφάλματα επικύρωσης (άκυρο NIP, κενά πεδία) — διορθώστε το τιμολόγιο και στείλτε ξανά. Το Invoice.app δείχνει ακριβώς ποια πεδία χρειάζονται προσοχή.
• Το διακριτικό έληξε ή έχει λάθος δικαιώματα — δημιουργήστε νέο στην Aplikacja Podatnika KSeF. Θυμηθείτε και τα δύο δικαιώματα: έκδοση και προβολή.
• Το KSeF απέρριψε το τιμολόγιο — διαβάστε το μήνυμα σφάλματος στις λεπτομέρειες. Συνήθεις αιτίες: NIP που δεν συμφωνεί με το μητρώο ΦΠΑ, λανθασμένη δομή XML ή υπέρβαση των ορίων του API.
• Επεξεργασία σταλμένου τιμολογίου — τα τιμολόγια που έχει αποδεχθεί το KSeF είναι αμετάβλητα. Η μόνη διόρθωση είναι πιστωτικό τιμολόγιο.

Συγχρονισμός τιμολογίων αγορών

Το Invoice.app δεν στέλνει μόνο: κατεβάζει και αυτόματα τιμολόγια από το KSeF. Στην ενότητα συγχρονισμού επιλέξτε εύρος ημερομηνιών και ξεκινήστε την εισαγωγή — η εφαρμογή θα φέρει όλα τα τιμολόγια αγορών που εκδόθηκαν στο NIP σας.

Σύνοψη

Η αποστολή τιμολογίου στο KSeF με το Invoice.app είναι πέντε βήματα:

1. Ρυθμίστε τη σύνδεση — επικολλήστε το διακριτικό KSeF στις ρυθμίσεις της επιχείρησης.
2. Δημιουργήστε το τιμολόγιο — συμπληρώστε τα στοιχεία, επιλέξτε τύπο.
3. Στείλτε στο KSeF — επιβεβαιώστε και περιμένετε την επικύρωση.
4. Ελέγξτε την κατάσταση — παρακολουθήστε τις αυτόματες ενημερώσεις.
5. Κατεβάστε το UPO — κρατήστε τη βεβαίωση για φορολογικούς σκοπούς.

Όλη η διαδικασία παίρνει λίγα λεπτά. Για περισσότερα σχετικά με το τι είναι το KSeF και ποιους αφορά, διαβάστε τον πλήρη οδηγό KSeF για μικρές επιχειρήσεις. Λεπτομέρειες της ενσωμάτωσης θα βρείτε στη σελίδα της λειτουργίας KSeF.

Συχνές ερωτήσεις