Eine Rechnung an KSeF senden — Schritt für Schritt

Diese Anleitung betrifft Polen, nicht Deutschland. KSeF ist das polnische nationale E-Rechnungssystem, und diese Schritte gelten für Unternehmen, die in Polen steuerlich registriert sind. Für die deutsche E-Rechnung lesen Sie ZUGFeRD und XRechnung.

Diese Anleitung ist praktisch gehalten — keine Theorie, nur die Schritte. Sie zeigt, wie Sie mit Invoice.app eine Rechnung an KSeF senden: Verbindung einrichten, Rechnung erstellen und senden, Status prüfen und das UPO herunterladen. Hintergrund zu KSeF selbst — was es ist, wen es betrifft, wie ein Token entsteht — finden Sie in unserem kompletten KSeF-Leitfaden.

Was Sie zum Start brauchen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

Ein Invoice.app-Konto — verfügbar für iOS, Android und im Browser.
Ein aktives Unternehmen mit gültiger NIP — der polnischen Steueridentifikationsnummer. Die Firmendaten tragen Sie in den Einstellungen ein.
Einen KSeF-Token — erzeugt in der Aplikacja Podatnika KSeF. Haben Sie noch keinen, lesen Sie wie Sie einen Token erzeugen.

Schritt 1 — die KSeF-Verbindung einrichten

Öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen in Invoice.app und wechseln Sie in den Bereich KSeF. Fügen Sie den erzeugten Token ein und speichern Sie.

Die App prüft die Verbindung automatisch — ob der Token gültig ist und die richtigen Berechtigungen trägt. Passt alles, erscheint eine Bestätigung.

Nach der ersten Verbindung synchronisiert Invoice.app die Rechnungen der letzten 30 Tage, ausgestellte wie empfangene, sodass Sie den kompletten Bestand sofort sehen.

Die KSeF-Verbindung in Invoice.app einrichten

Schritt 2 — die Rechnung erstellen

Das Erstellen läuft wie gewohnt: Kundendaten, Positionen, Umsatzsteuersätze und Zahlungsziel. Für KSeF sind ein paar Punkte wichtig:

Die NIP des Kunden — bei Geschäftskunden (B2B) erforderlich. Bei Privatpersonen (B2C) nicht; Invoice.app kennzeichnet die Rechnung in KSeF dann als an einen Empfänger ohne Steueridentifikator ausgestellt.
Rechnungsart — wählen Sie die passende aus: Umsatzsteuerrechnung, Korrektur, Anzahlungs- und Schlussrechnung sowie Korrekturen dazu. Bei einer Korrektur wählen Sie die ursprüngliche Rechnung aus der Liste und geben den Grund an.

Schritt 3 — die Rechnung an KSeF senden

Öffnen Sie nach dem Speichern die Detailansicht und drücken Sie „An KSeF senden“. Ein Bestätigungsfenster erscheint — prüfen Sie die Daten und bestätigen Sie.

Vor dem Senden prüft Invoice.app die Rechnung gegen das KSeF-Schema FA(3). Fehlt etwas oder ist etwas fehlerhaft, erhalten Sie eine Liste der Fehler. Die häufigsten Ursachen:

Ein ungültiges Format der Kunden-NIP
Leere Pflichtfelder, etwa Positionsname oder Umsatzsteuersatz
Ein Umsatzsteuersatz, der nicht zur Transaktionsart passt

Nach der Korrektur senden Sie erneut. Besteht die Rechnung die Prüfung, geht sie an KSeF und ihr Status wechselt auf „Ausstehend“.

Schritt 4 — den Status prüfen

Nach dem Senden fragt Invoice.app den Status alle paar Sekunden bei KSeF ab. Sie müssen nichts tun — beobachten Sie einfach den Status in der Detailansicht.

Die Rechnungsstatus in KSeF:

Nicht eingereicht — die Rechnung existiert, wurde aber noch nicht an KSeF gesendet.
Ausstehend — gesendet, wartet auf die Prüfung durch KSeF.
Akzeptiert — KSeF hat die Rechnung angenommen. Sie erhält eine offizielle KSeF-Referenznummer und einen QR-Code. Ab jetzt sieht der Kunde sie in seinem System.
Abgelehnt — KSeF hat Fehler gefunden. Lesen Sie die Meldung, korrigieren Sie die Daten und senden Sie erneut.
Fehler — bei der Übertragung ging etwas schief, etwa ein Verbindungsfehler. Sie können es erneut versuchen, ohne das Dokument zu bearbeiten.

Schritt 5 — das UPO herunterladen

Das UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) ist die amtliche Bestätigung, dass KSeF Ihre Rechnung angenommen hat. Steuerlich ist es wichtig: Es belegt, dass die Rechnung ordnungsgemäß eingereicht wurde.

Das UPO steht bereit, sobald KSeF die Rechnung akzeptiert hat. Öffnen Sie dazu die Rechnungsdetails → Bereich KSeF → „UPO herunterladen“. Sie können das Format wählen:

PDF — eine lesbare Darstellung, gut zum Archivieren oder zum Senden an den Kunden.
XML — eine strukturierte Datei, die sich in andere Buchhaltungsprogramme importieren lässt.

Das heruntergeladene Dokument teilen oder speichern Sie über das System-Teilen-Menü — AirDrop, E-Mail, Dateien.

Um dem Kunden ein PDF mit QR-Code zu schicken, nutzen Sie „An Kunden senden“. Das hilft besonders bei ausländischen Geschäftspartnern und bei Verbrauchern (B2C), die keinen Zugang zu KSeF haben.

Das UPO im KSeF-Bereich von Invoice.app herunterladen

Häufige Probleme und ihre Lösung

Prüffehler (ungültige NIP, fehlende Felder) — korrigieren Sie die Rechnung und senden Sie erneut. Invoice.app zeigt genau, welche Felder betroffen sind.
Der Token ist abgelaufen oder hat falsche Berechtigungen — erzeugen Sie einen neuen in der Aplikacja Podatnika KSeF. Denken Sie an beide Berechtigungen: Ausstellen und Einsehen.
KSeF hat die Rechnung abgelehnt — lesen Sie die Fehlermeldung in den Rechnungsdetails. Häufige Ursachen sind eine NIP, die nicht zum Umsatzsteuerregister passt, eine fehlerhafte XML-Struktur oder überschrittene API-Grenzen.
Eine gesendete Rechnung bearbeiten — von KSeF akzeptierte Rechnungen sind unveränderlich. Korrigieren lässt sich nur über eine Korrekturrechnung.

Eingangsrechnungen synchronisieren

Invoice.app sendet nicht nur, sondern lädt Rechnungen auch automatisch aus KSeF herunter. Wählen Sie im Synchronisierungsbereich einen Zeitraum und starten Sie den Import — die App holt alle Eingangsrechnungen, die auf Ihre NIP ausgestellt wurden.

Der KSeF-Synchronisierungsbildschirm in Invoice.app

Zusammengefasst

Eine Rechnung mit Invoice.app an KSeF zu senden, sind fünf Schritte:

Verbindung einrichten — den KSeF-Token in die Unternehmenseinstellungen einfügen.
Rechnung erstellen — Daten ausfüllen, Rechnungsart wählen.
An KSeF senden — bestätigen und die Prüfung abwarten.
Status prüfen — die automatischen Aktualisierungen beobachten.
UPO herunterladen — die Bestätigung für steuerliche Zwecke aufbewahren.

Das Ganze dauert wenige Minuten. Mehr dazu, was KSeF ist und wen es betrifft, steht in unserem kompletten KSeF-Leitfaden für kleine Unternehmen. Die Details der Integration finden Sie auf der KSeF-Funktionsseite.

Häufige Fragen

Fügen Sie den KSeF-Token in den Unternehmenseinstellungen von Invoice.app ein, erstellen Sie eine Rechnung mit gültiger NIP des Käufers und drücken Sie in der Detailansicht „An KSeF senden“. Die App prüft das Dokument und übermittelt es an KSeF.

Das Senden selbst dauert wenige Sekunden. Die Prüfung auf der KSeF-Seite nimmt meist einige Sekunden bis wenige Minuten in Anspruch. Invoice.app fragt den Status automatisch alle paar Sekunden ab und meldet das Ergebnis.

Das UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) ist die amtliche Bestätigung, dass KSeF die Rechnung angenommen hat. Es belegt die ordnungsgemäße Einreichung und steht nach der Annahme als PDF oder XML zum Download bereit.

Lesen Sie die Fehlermeldung in den Rechnungsdetails in Invoice.app. Häufige Ursachen sind eine ungültige NIP des Käufers, fehlende Pflichtfelder oder ein falscher Umsatzsteuersatz. Korrigieren Sie die Daten und senden Sie die Rechnung erneut.