E-Rechnung ab 2025: ZUGFeRD & XRechnung — der Leitfaden für kleine Unternehmen

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im deutschen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht. Für viele kleine Unternehmen und Selbstständige klingt das erst einmal kompliziert — ist es aber nicht. In diesem Leitfaden erfährst du, was ZUGFeRD und XRechnung sind, welche Fristen gelten und wie du mit Invoice.app in wenigen Minuten startest.

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist kein PDF-Anhang in einer E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die gute Nachricht: Mit einer App wie Invoice.app musst du dich um die technischen Details nicht kümmern — du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, den Rest übernimmt die App.

Was ist eine E-Rechnung? ZUGFeRD und XRechnung erklärt

Eine einfache PDF-Rechnung oder eine Papierrechnung gilt im Sinne des Gesetzes nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch einlesen und weiterverarbeiten kann. In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Formate — beide erfüllen die europäische Norm EN 16931:

• ZUGFeRD — ein hybrides Format: eine ganz normale, für Menschen lesbare PDF (genauer: PDF/A-3), in die die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Dein Kunde sieht eine gewohnte Rechnung; seine Software liest die Daten im Hintergrund. Eine Datei für Mensch und Maschine.
• XRechnung — ein reines XML-Dokument ohne sichtbares Layout. Es ist das Format, das öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) verlangen — also im Geschäft mit Behörden (B2G).

Technisch stecken hinter beiden Formaten dieselben Standards (UN/CEFACT CII, EN 16931). Für dich als Rechnungssteller ist vor allem eine Frage wichtig: An wen geht die Rechnung — an ein Unternehmen oder an eine Behörde? Dazu gleich mehr.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz führt Deutschland die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schrittweise ein. Der Zeitplan:

Für viele kleine Unternehmen ändert sich zunächst nur eines: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu versenden, greift erst nach den Übergangsfristen oben.

Und Kleinunternehmer? Auch als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) musst du bereits seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Von der Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen, sind Kleinunternehmer nach aktueller Rechtslage ausgenommen — Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben hier zulässig. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Deinen konkreten Fall klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

ZUGFeRD oder XRechnung — was brauchst du?

Die Faustregel ist einfach:

• Rechnung an ein Unternehmen (B2B) → eine ZUGFeRD-PDF. Dein Kunde bekommt wie gewohnt eine PDF — nur eben mit eingebetteten Rechnungsdaten.
• Rechnung an eine Behörde (B2G) → eine XRechnung-XML. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung (oder ein gleichwertiges zulässiges Format) und nennen dir dafür eine Leitweg-ID — die eindeutige Kennung, über die deine Rechnung dem richtigen Empfänger in der Verwaltung zugeordnet wird.

Das Beste: In Invoice.app musst du dich nicht für ein Format entscheiden. Sobald du die E-Rechnung aktivierst, wird bei jeder Rechnung automatisch ZUGFeRD erzeugt. Trägst du bei einem Kunden zusätzlich eine Leitweg-ID ein, kommt für diesen Kunden automatisch die XRechnung-XML dazu.

E-Rechnungen mit Invoice.app erstellen

Schritt 1 — E-Rechnung aktivieren

Öffne die Einstellungen deiner Firma. Bei deutschen Firmen erscheint dort der Abschnitt „E-Rechnung“ mit dem Schalter „E-Rechnung aktivieren“. Ein einziger Schalter genügt — eine getrennte Einstellung für ZUGFeRD und XRechnung gibt es bewusst nicht: Er „bettet die E-Rechnungsdaten in jede Rechnungs-PDF ein (ZUGFeRD) und hängt die XRechnung-XML für Kunden mit Leitweg-ID an“.

Schritt 2 — USt-IdNr. hinterlegen

Für die Erstellung deutscher E-Rechnungen benötigt Invoice.app die USt-IdNr. deiner Firma — die Steuer-Nr. allein genügt hier nicht. Trage deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Firmenprofil ein (mit Ländercode, z. B. DE123456789). Fehlt sie, weist dich die App beim Versand darauf hin.

Schritt 3 — Leitweg-ID eintragen (nur für Behörden)

Rechnest du mit einer Behörde ab, trage im Kundenformular das Feld „Kundenreferenz (Leitweg-ID)“ ein — es erscheint bei Kunden mit Land Deutschland. Der Hinweis unter dem Feld sagt es klar: „Erforderlich für XRechnungen an deutsche Behörden.“ Für normale B2B-Kunden lässt du das Feld einfach leer.

Schritt 4 — Rechnung erstellen und teilen

Erstelle deine Rechnung wie gewohnt und teile sie. Was du beim Teilen bekommst, hängt vom Kunden ab:

• Unternehmenskunde (ohne Leitweg-ID): eine einzelne ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten.
• Behörde (mit Leitweg-ID): ein ZIP-Archiv mit der PDF und der separaten XRechnung-XML.

Die eingebettete E-Rechnung entsteht beim Senden, Teilen oder Exportieren — nicht in der reinen Bildschirm-Vorschau. Übrigens: Beim Buchhaltungsexport kannst du die XRechnung-XMLs mit der Option „XRechnung-XMLs“ gesammelt beilegen.

Rechnungen korrigieren

Eine bereits gesendete E-Rechnung änderst du nicht direkt — du erstellst eine Korrektur. Wähle im Rechnungsformular als Art „Korrektur“, verknüpfe die „Originalrechnung“ und gib einen „Korrekturgrund“ an. Die Korrektur ist eine vollständige, korrigierte Rechnung, die die ursprünglichen Werte neu ausweist und auf das Original verweist (E-Rechnungs-Typ 384). Da es sich weiterhin um eine Ausgangsrechnung handelt, erhält auch die Korrektur automatisch ihre ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Daten.

Was wird geprüft? Die häufigsten Stolpersteine

Invoice.app prüft jede E-Rechnung vor dem Versand gegen die offiziellen Validierungsregeln (EN 16931 und die XRechnung-Vorgaben der KoSIT). Stimmt etwas nicht, erscheint „Validierung fehlgeschlagen“ mit einer Liste der Punkte, die du korrigieren musst — bevor deine Rechnung beim Kunden landet. Die häufigsten:

1. USt-IdNr. der Firma fehlt. Für die Erstellung einer E-Rechnung benötigt Invoice.app die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers.
2. Bruttopreise statt Nettopreise. Invoice.app erstellt deutsche E-Rechnungen derzeit nur auf Basis von Nettopreisen mit ausgewiesener Steuer. Stelle die Rechnung auf Nettopreise um.
3. Unstrukturierte Firmenadresse. Die Adresse muss in strukturierte Felder (Straße, PLZ, Ort, Land) umgewandelt sein — ein freier Textblock reicht nicht.
4. Nicht unterstützte Steuerkategorie. Eigene 0 %-Sätze funktionieren nicht — nutze einen integrierten deutschen USt-Satz bzw. eine der unterstützten Kategorien gemäß EN 16931 (steuerfrei, innergemeinschaftliche Lieferung, Export oder Reverse-Charge).

E-Rechnungen empfangen und importieren

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen — und sie ist der Teil, der die meisten zuerst betrifft. Invoice.app liest die ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien, die deine Lieferanten dir schicken, und macht daraus Rechnungen, mit denen du weiterarbeiten kannst.

1. Datei hochladen. In der Rechnungsliste findest du den Eintrag „E-Rechnung importieren“. Du kannst eine ZUGFeRD-PDF, eine eigenständige XRechnung-XML oder ein ZIP-Archiv mit bis zu 50 Rechnungen auf einmal hochladen.
2. Prüfung. Jede Datei wird gegen EN 16931 und die XRechnung-Vorgaben der KoSIT geprüft, bevor irgendetwas angelegt wird.
3. Zuordnung. Invoice.app gleicht deine Firma mit Verkäufer und Käufer ab: Bist du der Käufer, entsteht eine Eingangsrechnung; bist du der Verkäufer — etwa bei einer Rechnung, die du selbst ausgestellt hast — eine Ausgangsrechnung. Positionen, Steuern, Rabatte, Zahlungsbedingungen und Summen kommen mit.
4. Dublettenschutz. Eine Rechnung, die du schon importiert hast, wird erkannt und nicht ein zweites Mal angelegt — du kannst denselben Ordner also gefahrlos erneut hochladen.
5. Original bleibt erhalten. Die hochgeladene Datei hängt als Anhang am erzeugten Dokument. Importierte Rechnungen sind schreibgeschützt, damit sie mit der Datei übereinstimmen, die dein Lieferant gesendet hat.

Zwei Einschränkungen: Die UBL-Syntax der XRechnung wird derzeit nicht unterstützt — importiere in diesem Fall die ZUGFeRD-Variante (CII). Und der Import gehört zum Premium-Abo und steht bei deutschen Firmen zur Verfügung.

Gut zu wissen

• Invoice.app erzeugt die Dateien — den Versand übernimmst du. Die App erstellt die normkonforme ZUGFeRD-PDF bzw. XRechnung-XML. Diese schickst du deinem Kunden selbst (per E-Mail) oder lädst sie beim Rechnungsportal der Behörde hoch. Es gibt keine automatische Übermittlung an eine Behörde oder das Finanzamt und kein Peppol.
• Nur Rechnungen und Gutschriften werden zu E-Rechnungen. Angebote und Bestellungen erzeugen keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Daten.
• Die Vorschau zeigt keine eingebetteten Daten. Die E-Rechnung wird erst beim Senden, Teilen oder Exportieren erzeugt.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für deinen konkreten Fall wende dich an deinen Steuerberater.

Nützliche Links

• ZUGFeRD & XRechnung in Invoice.app — alle Details zur E-Rechnungs-Funktion
• ferd-net.de — das Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• xeinkauf.de/xrechnung — der offizielle Standard XRechnung (KoSIT)

FAQ — Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung