Jak wysłać fakturę do KSeF — krok po kroku

Ten artykuł to praktyczny poradnik — bez teorii, za to z konkretnymi krokami. Pokażemy Ci, jak wysłać fakturę do KSeF za pomocą Invoice.app: od konfiguracji połączenia, przez tworzenie i wysyłkę faktury, aż po sprawdzenie statusu i pobranie UPO. Jeśli szukasz ogólnych informacji o KSeF (czym jest, kogo dotyczy, jak wygenerować token), zajrzyj najpierw do naszego kompletnego poradnika KSeF.

Czego potrzebujesz na start

Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz:

• Konto w Invoice.app — dostępne na iOS, Android i w przeglądarce.
• Aktywną firmę z prawidłowym NIP-em — dane firmy wpisujesz w ustawieniach aplikacji.
• Token KSeF — wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF. Jeśli jeszcze go nie masz, przeczytaj instrukcję generowania tokenu.

Krok 1 — Skonfiguruj połączenie z KSeF

Otwórz ustawienia firmy w Invoice.app i przejdź do sekcji KSeF. Wklej token, który wygenerowałeś w Aplikacji Podatnika, i zapisz zmiany.

Aplikacja automatycznie zweryfikuje połączenie — sprawdzi, czy token jest prawidłowy i czy ma odpowiednie uprawnienia. Jeśli wszystko jest w porządku, zobaczysz potwierdzenie.

Po pierwszym połączeniu Invoice.app automatycznie zsynchronizuje faktury z ostatnich 30 dni — zarówno wystawione, jak i otrzymane. Dzięki temu od razu zobaczysz komplet dokumentów.

Krok 2 — Utwórz fakturę

Tworzenie faktury przebiega standardowo. Uzupełnij dane klienta, pozycje, stawki VAT i termin płatności. Zwróć uwagę na kilka rzeczy istotnych dla KSeF:

• NIP klienta — wymagany dla klientów biznesowych (B2B). Dla osób fizycznych (B2C) NIP nie jest wymagany — Invoice.app automatycznie oznaczy taką fakturę w KSeF jako wystawioną na podmiot bez identyfikatora podatkowego.
• Typ faktury — wybierz odpowiedni typ z selektora. Do wyboru masz fakturę VAT, korygującą, zaliczkową, rozliczeniową oraz korekty faktur zaliczkowych i rozliczeniowych. Przy wystawianiu korekty wybierz fakturę oryginalną z listy i podaj przyczynę korekty.

Krok 3 — Wyślij fakturę do KSeF

Po zapisaniu faktury przejdź do jej widoku szczegółowego i naciśnij przycisk "Wyślij do KSeF". Pojawi się okno potwierdzenia — sprawdź dane i potwierdź wysyłkę.

Przed wysyłką Invoice.app automatycznie waliduje fakturę pod kątem zgodności ze schematem KSeF FA(3). Jeśli dane są niekompletne lub nieprawidłowe, zobaczysz listę błędów do poprawienia. Najczęstsze przyczyny:

• Nieprawidłowy format NIP klienta
• Niewypełnione wymagane pola (np. nazwa pozycji, stawka VAT)
• Nieprawidłowa stawka VAT dla wybranego typu transakcji

Po poprawieniu błędów spróbuj wysłać ponownie. Gdy walidacja przejdzie pomyślnie, faktura zostanie przesłana do KSeF, a jej status zmieni się na "Oczekuje".

Krok 4 — Sprawdź status faktury

Po wysłaniu faktury Invoice.app automatycznie odpytuje KSeF o status co kilka sekund. Nie musisz nic robić — wystarczy obserwować zmianę statusu na ekranie szczegółów faktury.

Statusy faktur w KSeF:

• Nie wysłano — faktura została utworzona, ale nie została jeszcze wysłana do KSeF.
• Oczekuje — faktura została wysłana i czeka na walidację przez KSeF.
• Zaakceptowano — KSeF zaakceptował fakturę. Otrzymuje ona oficjalny numer referencyjny KSeF oraz kod QR. Od tego momentu klient widzi fakturę w swoim systemie.
• Odrzucono — faktura zawiera błędy wykryte przez KSeF. Przeczytaj komunikat błędu, popraw dane i wyślij ponownie.
• Błąd — wystąpił problem z przesłaniem faktury (np. błąd połączenia). Możesz spróbować wysłać ponownie bez edycji dokumentu.

Krok 5 — Pobierz UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to oficjalne potwierdzenie, że KSeF przyjął Twoją fakturę. Jest to dokument istotny z punktu widzenia podatkowego — stanowi dowód, że faktura została prawidłowo złożona w systemie.

UPO jest dostępne po zaakceptowaniu faktury przez KSeF. Aby je pobrać, wejdź w szczegóły faktury → sekcja KSeF → przycisk "Pobierz UPO". Możesz wybrać format:

• PDF — czytelna wizualizacja, idealna do archiwizacji lub wysłania klientowi.
• XML — ustrukturyzowany plik tekstowy, który można zaimportować do innych programów księgowych.

Pobrany dokument możesz udostępnić lub zapisać za pomocą systemowego arkusza udostępniania (np. AirDrop, e-mail, pliki).

Aby wysłać klientowi fakturę w formacie PDF z kodem QR, skorzystaj z przycisku „Wyślij do klienta". Jest to szczególnie przydatne w przypadku kontrahentów zagranicznych oraz konsumentów (B2C), którzy nie mają dostępu do KSeF.

Najczęstsze problemy i rozwiązania

• Błędy walidacji (nieprawidłowy NIP, brakujące pola) — popraw dane na fakturze i spróbuj wysłać ponownie. Invoice.app wskazuje dokładnie, które pola wymagają korekty.
• Token wygasł lub ma złe uprawnienia — wygeneruj nowy token w Aplikacji Podatnika KSeF. Pamiętaj o zaznaczeniu obu uprawnień (wystawianie + przeglądanie).
• Faktura odrzucona przez KSeF — przeczytaj komunikat błędu w szczegółach faktury. Najczęstsze przyczyny to: niezgodność NIP z rejestrem VAT, błędna struktura XML lub przekroczenie limitów API.
• Edycja wysłanej faktury — faktury zaakceptowane przez KSeF są niemodyfikowalne. Jedynym sposobem na poprawkę jest wystawienie faktury korygującej.

Synchronizacja faktur zakupowych

Invoice.app pozwala nie tylko wysyłać, ale też automatycznie pobierać faktury z KSeF. W sekcji synchronizacji wybierz zakres dat i uruchom import — aplikacja pobierze wszystkie faktury zakupowe wystawione na Twój NIP.

Podsumowanie

Wysłanie faktury do KSeF przez Invoice.app to 5 prostych kroków:

1. Skonfiguruj połączenie — wklej token KSeF w ustawieniach firmy.
2. Utwórz fakturę — uzupełnij dane, wybierz typ faktury.
3. Wyślij do KSeF — potwierdź wysyłkę, poczekaj na walidację.
4. Sprawdź status — obserwuj automatyczne aktualizacje.
5. Pobierz UPO — zapisz potwierdzenie dla celów podatkowych.

Cały proces zajmuje dosłownie kilka minut. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czym jest KSeF i kogo dotyczy, przeczytaj nasz kompletny poradnik KSeF dla małych firm. Szczegóły integracji KSeF w Invoice.app znajdziesz na stronie funkcji KSeF.