Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten, ideal für Rechnungen an Unternehmen (B2B). XRechnung ist ein reines XML-Dokument und wird von öffentlichen Auftraggebern (B2G) verlangt. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Nur wenn du an eine Behörde bzw. einen öffentlichen Auftraggeber fakturierst — diese teilt dir die Leitweg-ID mit. Für normale B2B-Rechnungen an Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig; hier genügt die ZUGFeRD-PDF.

Reicht meine Steuernummer für eine E-Rechnung?

Nein. Für die Erstellung einer E-Rechnung benötigt Invoice.app die USt-IdNr. deiner Firma — die Steuer-Nr. allein genügt hier nicht. Trage die USt-IdNr. mit Ländercode (z. B. DE123456789) im Firmenprofil ein.

Verschickt Invoice.app die Rechnung an das Finanzamt oder die Behörde?

Nein. Invoice.app erzeugt die normkonforme Datei (ZUGFeRD-PDF bzw. XRechnung-XML). Den Versand an deinen Kunden oder den Upload beim Behörden-Portal nimmst du selbst vor. Eine automatische Übermittlung an eine Behörde gibt es für Deutschland nicht.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit 2025. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach aktueller Rechtslage ausgenommen — Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben zulässig. Kläre deinen Einzelfall mit deinem Steuerberater.

Welche Formate unterstützt Invoice.app?

Invoice.app erzeugt ZUGFeRD (EN-16931-Profil, eingebettet in eine PDF/A-3) und XRechnung (aktuell Version 3.0, reines XML). Beide entsprechen der Norm EN 16931 und werden vor dem Versand automatisch geprüft.

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nicht automatisch. Eine reine PDF ist ein Dokument, das ein Mensch lesen, eine Software aber nicht ohne Weiteres auswerten kann. Erst wenn strukturierte XML-Daten eingebettet (ZUGFeRD) oder als eigene Datei mitgeliefert werden (XRechnung), spricht man von einer E-Rechnung im Sinne der EN 16931.

Verpflichtend ist das strukturierte Format nach EN 16931 — ZUGFeRD und XRechnung sind zwei zulässige Wege, diese Norm zu erfüllen. Für B2B-Rechnungen kannst du ZUGFeRD nutzen; öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung. Welches Format konkret gefordert ist, hängt vom Empfänger ab.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail verschicken?

Ja. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine gewöhnliche PDF-Datei mit eingebetteten Daten und lässt sich wie jede andere PDF per E-Mail versenden. Der Empfänger sieht die gewohnte Rechnung und kann die strukturierten Daten zusätzlich automatisch einlesen.

Invoice.app

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E-Rechnung ab 2025: ZUGFeRD & XRechnung — der Leitfaden für kleine Unternehmen

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